Welche Informationen braucht ein Veranstaltungstechniker für ein belastbares Angebot?

Das Wichtigste in Kürze

• Gästezahl und Veranstaltungsdatum reichen für eine belastbare technische Kalkulation meist nicht aus.

• Besonders wichtig sind Veranstaltungsort, Ablauf, genutzte Bereiche und gewünschter Leistungsumfang.

• Fotos, Grundrisse oder einfache Skizzen können bei ungewöhnlichen Veranstaltungsorten sehr hilfreich sein.

• DJ, Band, Catering und weitere Dienstleister können zusätzliche technische Anforderungen erzeugen.

• Je genauer die Ausgangsinformationen sind, desto besser lassen sich Material, Personal, Logistik und Kosten einschätzen.

• Nicht jede Anfrage benötigt eine umfangreiche Planung – für einzelne Mietartikel reicht häufig eine einfache Materialanfrage.

In diesem Artikel

• Warum wenige Angaben häufig nicht ausreichen

• welche Basisinformationen benötigt werden

• warum der Veranstaltungsort so wichtig ist

• welche Rolle der Ablauf spielt

• Gästezahl und Bestuhlung

• DJ, Band und Programmpunkte

• Strom und vorhandene Infrastruktur

• Aufbau und Logistik

• technische Betreuung

• Fotos, Grundrisse und Besichtigung

• warum gute Informationen auch den Preis beeinflussen

• Materialanfrage oder Projektanfrage?

Warum reicht „100 Gäste, Ton und Licht“ nicht aus?

Stellen wir uns zwei Veranstaltungen mit jeweils 100 Gästen vor.

Veranstaltung A

Die Feier findet in einem vorhandenen Veranstaltungsraum statt.

Vorhanden sind:

• Stromversorgung

• Grundbeleuchtung

• Mobiliar

• gute Zufahrt

• eine kompakte Veranstaltungsfläche

Benötigt werden lediglich:

• zwei Lautsprecher

• ein Mikrofon

• einige Leuchten

Veranstaltung B

Die Feier findet auf einem privaten Grundstück statt.

Geplant sind:

• Empfang im Garten

• Dinner im Zelt

• Reden

• DJ in einer Scheune

• Außenbeleuchtung

• Catering

• verschiedene technische Bereiche

Auch hier nehmen 100 Personen teil.

Der technische und logistische Aufwand ist jedoch völlig anders.

Deshalb ist die Gästezahl zwar wichtig – sie beschreibt aber nur einen Teil der Veranstaltung.

Welche Basisinformationen sollten in einer Anfrage enthalten sein?

Für eine erste Einschätzung helfen bereits einige grundlegende Angaben.

Veranstaltungsdatum

Wann findet die Veranstaltung statt?

Veranstaltungsort

Wo findet die Veranstaltung statt?

Hilfreich ist eine möglichst genaue Angabe zur Location oder zumindest zu:

• Ort

• Art des Veranstaltungsortes

• Innen- oder Außenbereich

Gästezahl

Wie viele Personen werden ungefähr erwartet?

Veranstaltungszeiten

Wann beginnt die Veranstaltung?

Wann endet sie ungefähr?

Art der Veranstaltung

Zum Beispiel:

• Geburtstag

• Hochzeit

• Jubiläum

• Firmenveranstaltung

• Tagung

• Betriebsversammlung

• Präsentation

• Sommerfest

Diese wenigen Informationen schaffen bereits einen ersten Rahmen.

Für eine belastbare technische Planung sind aber meistens weitere Details nötig.

Der Veranstaltungsort ist einer der wichtigsten Faktoren

Ein Veranstaltungstechniker muss wissen, wo die Technik eingesetzt werden soll.

Denn der Veranstaltungsort beeinflusst unter anderem:

• benötigte Lautsprecher

• Lichttechnik

• Stromversorgung

• Transport

• Kabelwege

• Aufbauzeit

• Personalbedarf

Deshalb ist die Angabe

„Düsseldorf, etwa 100 Gäste“

deutlich weniger hilfreich als:

„Privates Grundstück in Düsseldorf, Empfang draußen, Feier anschließend in einem 10 × 15 Meter großen Zelt.“

Welche Informationen zum Veranstaltungsort sind hilfreich?

Zum Beispiel:

• Raumgröße oder Flächengröße

• Raumhöhe

• Innen- oder Außenbereich

• Zelt

• Halle

• Scheune

• Garten

• Wiese

• vorhandene Bühne

• vorhandene Technik

• vorhandene Stromanschlüsse

• Zufahrt

• Treppen oder längere Transportwege

Nicht jede dieser Informationen muss bereits bei der ersten Anfrage bekannt sein.

Je ungewöhnlicher der Veranstaltungsort ist, desto wichtiger werden diese Details jedoch.

Fotos können erstaunlich hilfreich sein

Einige Situationen lassen sich mit wenigen Fotos schneller einschätzen als mit einer langen Beschreibung.

Hilfreich können beispielsweise sein:

• Gesamtansicht des Raums

• Veranstaltungsfläche

• mögliche Bühne oder Tanzfläche

• Deckenhöhe

• Zugänge

• Außenbereiche

• Aufbauflächen

• vorhandene Stromanschlüsse

Fotos ersetzen keine fachliche Besichtigung, können aber bei der ersten Planung sehr hilfreich sein.

Ein einfacher Grundriss ist oft wertvoller als eine lange E-Mail

Bei größeren Veranstaltungen kann bereits eine einfache Skizze viele Fragen beantworten.

Darauf können beispielsweise eingezeichnet werden:

• Bühne

• Tanzfläche

• Tische

• Catering

• DJ

• Außenbereich

• Ein- und Ausgänge

• mögliche Technikpositionen

Es muss nicht immer ein professioneller CAD-Plan vorhanden sein.

Bereits ein brauchbarer Raumplan kann helfen, Entfernungen und Flächenverhältnisse besser zu verstehen.

Der Ablauf beeinflusst den Technikbedarf

Eine weitere zentrale Frage lautet:

Was passiert während der Veranstaltung?

Eine Feier besteht möglicherweise aus:

• Empfang

• Begrüßung

• Dinner

• Reden

• Präsentation

• Band

• DJ

• Party

Aus diesen Programmpunkten entstehen technische Anforderungen.

Eine Veranstaltung mit 150 Gästen und ausschließlich Hintergrundmusik kann deutlich einfacher sein als eine Veranstaltung mit 80 Gästen, mehreren Reden, Präsentationen und verschiedenen Veranstaltungsbereichen.

Welche Informationen zum Ablauf sind wichtig?

Für eine technische Einschätzung sind beispielsweise hilfreich:

• Wann kommen die Gäste?

• Gibt es einen Empfang?

• Sind Reden vorgesehen?

• Gibt es Präsentationen?

• Wird ein Video gezeigt?

• Spielt eine Band?

• Gibt es einen DJ?

• Gibt es eine freie Trauung?

• Werden verschiedene Bereiche genutzt?

• Muss während der Veranstaltung umgebaut werden?

Nicht jeder einzelne Programmpunkt muss bei der ersten Anfrage minutengenau feststehen.

Die wesentliche Struktur sollte aber erkennbar sein.

→ Weiterführender Fachartikel: Warum ein technischer Ablaufplan wichtiger sein kann als eine Materialliste

Warum die Bestuhlung interessant sein kann

Auch die Art der Bestuhlung beeinflusst technische Entscheidungen.

100 Personen können beispielsweise sitzen:

• in Reihen

• an runden Banketttischen

• an langen Tafeln

• verteilt an Stehtischen

• teilweise innen und teilweise außen

Dadurch verändert sich die Publikumsfläche.

Und damit möglicherweise auch:

• Lautsprecherposition

• Sprachbeschallung

• Sicht auf Präsentationen

• Beleuchtung

• Verkehrswege

Deshalb kann ein Bestuhlungsplan bei größeren Veranstaltungen wertvolle Informationen liefern.

Gibt es einen DJ?

Wenn ein DJ beteiligt ist, sollte nicht nur bekannt sein, dass ein DJ kommt.

Wichtig ist auch:

Welche Technik bringt der DJ selbst mit?

Möglicherweise stellt er:

• Tonanlage

• Subwoofer

• Lichttechnik

• Mikrofon

• DJ-Pult

Oder er bringt ausschließlich:

• Controller

• Laptop

• eigene Zuspieltechnik

und erwartet eine vollständige technische Infrastruktur vor Ort.

Das sind zwei völlig unterschiedliche Voraussetzungen.

→ Weiterführender Fachartikel: DJ bringt Technik mit – was muss trotzdem noch geplant werden?

Bei einer Band werden weitere Informationen wichtig

Wenn eine Band auftritt, können unter anderem relevant werden:

• Anzahl der Musiker

• Instrumente

• benötigte Mikrofone

• Monitoring

• Mischtechnik

• Bühnenfläche

• Strom

• Aufbauzeit

• Soundcheck

Professionelle Bands stellen häufig einen sogenannten Technical Rider zur Verfügung.

Darin sind technische Anforderungen beschrieben.

Wenn ein solcher Rider vorhanden ist, sollte er möglichst frühzeitig zur Verfügung gestellt werden.

Was ist ein Technical Rider?

Ein Technical Rider ist eine technische Anforderungsliste eines Künstlers oder einer Band.

Darin können beispielsweise stehen:

• benötigte Mikrofone

• Mischpultanforderungen

• Monitorwege

• Bühnenaufbau

• Anschlüsse

• Strom

• besondere technische Anforderungen

Ein Rider bedeutet allerdings nicht automatisch, dass sämtliche darin genannten Positionen zwingend unverändert umgesetzt werden müssen.

Bei entsprechenden Projekten wird geprüft, welche Anforderungen tatsächlich relevant sind und welche vorhandenen Lösungen gegebenenfalls abgestimmt werden können.

Sind Reden geplant?

Ein scheinbar kleiner Punkt kann den technischen Bedarf verändern.

Wenn mehrere Personen sprechen sollen, stellen sich beispielsweise Fragen wie:

• Handmikrofon oder Headset?

• ein oder mehrere Mikrofone?

• Wo wird gesprochen?

• Ist eine Bühne vorhanden?

• Werden Reden in mehreren Bereichen gehalten?

• Gibt es Musik oder Präsentationen dazu?

Die Aussage

„Mikrofon brauchen wir wahrscheinlich auch“

kann deshalb zu weiteren sinnvollen Rückfragen führen.

Werden Präsentationen oder Videos gezeigt?

Dann benötigen wir zusätzliche Informationen.

Zum Beispiel:

• Anzahl der Zuschauer

• Raumgröße

• Lichtverhältnisse

• vorhandene Displays

• Beamer oder LED-Wand

• Zuspielgerät

• Tonwiedergabe

• Dateiformate

• Position des Publikums

Ein 55-Zoll-Display kann für eine kleine Besprechung hervorragend funktionieren und für 150 Zuschauer vollkommen ungeeignet sein.

Die Aufgabe bestimmt die Technik.

Welche vorhandene Technik gibt es bereits?

Eine Location verfügt möglicherweise bereits über:

• Lautsprecher

• Mikrofone

• Beamer

• Leinwand

• Displays

• Beleuchtung

• Bühne

• Stromverteilung

Dann sollte geprüft werden:

• Was ist tatsächlich vorhanden?

• Was darf genutzt werden?

• In welchem Zustand befindet es sich?

• Wer bedient es?

• Welche Schnittstellen gibt es?

Es ist nicht sinnvoll, vorhandene Technik pauschal doppelt bereitzustellen.

Genauso wenig sollte automatisch angenommen werden, dass vorhandene Technik alle Anforderungen erfüllt.

Stromanschlüsse: „Strom ist vorhanden“ ist zu ungenau

Für einzelne Mietgeräte kann diese Angabe möglicherweise reichen.

Bei umfangreicheren Veranstaltungen sind weitere Informationen sinnvoll.

Beispielsweise:

• Welche Anschlüsse sind vorhanden?

• Wo befinden sie sich?

• Gibt es CEE-Anschlüsse?

• Welche weiteren Verbraucher werden genutzt?

• Benötigt Catering Strom?

• Wie weit liegen Veranstaltungsbereiche auseinander?

Je umfangreicher die technische Infrastruktur wird, desto relevanter wird dieser Punkt.

→ Weiterführender Fachartikel: Wie entsteht ein Stromkonzept für eine temporäre Veranstaltung?

Catering sollte erwähnt werden

Warum interessiert einen Veranstaltungstechniker das Catering?

Weil beide Gewerke häufig dieselbe Infrastruktur nutzen.

Catering kann beispielsweise benötigen:

• Strom

• Arbeitsflächen

• Beleuchtung

• Zufahrt

• Aufbauzeit

Dadurch können Schnittstellen mit der Veranstaltungstechnik entstehen.

Deshalb ist die Information

„Es kommt ein Caterer mit eigenen elektrischen Geräten“

für die technische Planung durchaus wichtig.

Aufbau: Wann können wir in die Location?

Ein häufig unterschätzter Punkt.

Die Veranstaltung beginnt beispielsweise um 18 Uhr.

Das bedeutet aber nicht automatisch, dass der technische Aufbau bereits morgens beginnen kann.

Vielleicht:

• ist der Raum vorher belegt

• wird noch dekoriert

• baut das Catering auf

• müssen Möbel gestellt werden

• ist die Location erst ab 15 Uhr zugänglich

Solche Einschränkungen können direkten Einfluss auf:

• Personalbedarf

• Aufbauplanung

• Materialauswahl

• Kosten

haben.

Wie weit ist der Transportweg?

Die Frage klingt nebensächlich.

Für den tatsächlichen Arbeitsaufwand kann sie erheblich sein.

Unterschied:

Variante 1

Transporter fährt direkt vor die Bühne.

Variante 2

Material muss:

• 100 Meter getragen werden

• durch das Gebäude

• über Treppen

• mit einem Aufzug

• über eine Wiese

Die Veranstaltungstechnik ist identisch.

Der logistische Aufwand nicht.

Warum sollten Treppen und Aufzüge erwähnt werden?

Bei wenigen kleinen Geräten spielt das kaum eine Rolle.

Bei größeren Mengen können diese Punkte entscheidend werden.

Interessant sind beispielsweise:

• Anzahl der Stockwerke

• Lastenaufzug vorhanden?

• Größe des Aufzugs

• Treppen

• Türbreiten

• lange Flure

• eingeschränkte Ladezeiten

Solche Informationen helfen dabei, den tatsächlichen Personal- und Zeitbedarf realistisch einzuschätzen.

Was soll der Veranstaltungstechniker übernehmen?

Auch das sollte in der Anfrage möglichst klar sein.

Mögliche Varianten sind:

Nur Material

Der Kunde übernimmt:

• Abholung

• Aufbau

• Bedienung

• Abbau

• Rückgabe

Lieferung

Technik wird geliefert, aber teilweise selbst aufgebaut.

Aufbau und Einrichtung

Technik wird geliefert, aufgebaut und betriebsbereit eingerichtet.

Full-Service

Zusätzlich können übernommen werden:

• technische Planung

• Aufbau

• Bedienung

• technische Betreuung

• Umbauten

• Abbau

• Logistik

Diese Varianten unterscheiden sich deutlich im Leistungsumfang.

Ist technische Betreuung während der Veranstaltung erforderlich?

Bei einer einfachen Feier möglicherweise nicht.

Bei Veranstaltungen mit:

• mehreren Mikrofonen

• Präsentationen

• Videos

• Band

• Bühnenprogramm

• Umbauten

• wechselnden Lichtstimmungen

kann technische Betreuung dagegen sinnvoll oder erforderlich werden.

Deshalb sollte bereits bei der Anfrage angegeben werden, ob:

nur Technik benötigt wird

oder

auch Personal während der Veranstaltung.

Wie genau muss die Anfrage sein?

Nicht jede Information muss bereits vollständig vorliegen.

Eine Veranstaltung entwickelt sich häufig noch.

Das ist normal.

Wichtig ist vielmehr, zwischen zwei Arten von Informationen zu unterscheiden:

Bereits bekannt

Zum Beispiel:

• Datum

• Veranstaltungsort

• Gästezahl

• ungefähre Zeiten

Noch offen

Zum Beispiel:

• genaue Bandbesetzung

• finale Tischstellung

• einzelne Programmpunkte

Offene Punkte können später geklärt werden.

Sie sollten nur sichtbar sein, wenn sie Einfluss auf die technische Planung haben.

So arbeiten wir bei betreuten Projekten

Bei umfangreicheren Projekten erwarten wir nicht, dass Kunden bereits sämtliche technischen Informationen kennen.

Genau dafür gibt es die gemeinsame Planung.

Je nach Veranstaltung arbeiten wir mit eigenen Projektabfragen und Planungsunterlagen.

Darin können beispielsweise erfasst werden:

• Veranstaltungsdaten

• Location

• Veranstaltungsbereiche

• Ablauf

• Ton

• Licht

• Video

• Strom

• DJ oder Band

• Catering

• Logistik

• Aufbauzeiten

• technische Betreuung

Die vollständigen Projekt- und Planungsabfragen veröffentlichen wir nicht als allgemeine Downloadvorlage.

Sie sind Bestandteil unserer Projektarbeit und stehen unseren Kunden im Rahmen der gemeinsamen Planung zur Verfügung.

Warum stellen wir überhaupt so viele Fragen?

Nicht, um eine Anfrage komplizierter zu machen.

Das Gegenteil ist das Ziel.

Je früher relevante Informationen bekannt sind, desto besser lässt sich vermeiden, dass später:

• Technik fehlt

• unnötige Technik eingeplant wurde

• Aufbauzeiten nicht passen

• zusätzliche Transporte notwendig werden

• Stromanschlüsse fehlen

• Schnittstellen ungeklärt bleiben

Eine gute technische Anfrage reduziert deshalb Unsicherheit.

Ein gutes Angebot sollte auch Voraussetzungen benennen

Ein belastbares Angebot sollte nicht nur aufzählen, was ein Dienstleister liefert.

Es sollte – soweit relevant – auch deutlich machen, welche Voraussetzungen erwartet werden.

Zum Beispiel:

• freie Zufahrt

• geeignete Stromversorgung

• definierte Aufbauzeit

• nutzbare Fläche

• bestimmte Leistungen anderer Gewerke

Dadurch wissen beide Seiten, auf welcher Grundlage kalkuliert wurde.

Was passiert, wenn sich später etwas ändert?

Das ist bei Veranstaltungen völlig normal.

Zum Beispiel:

• Gästezahl steigt

• zusätzliche Rede

• Band kommt hinzu

• Veranstaltungsbereich wird erweitert

• Ablauf verändert sich

Dann sollte geprüft werden:

Hat diese Änderung Auswirkungen auf Technik, Personal oder Logistik?

Nicht jede Änderung führt automatisch zu Mehrkosten.

Aber relevante Änderungen sollten möglichst früh kommuniziert werden.

Warum ein frühes Budget hilfreich sein kann

Auch eine Budgetvorstellung kann bei umfangreicheren Projekten hilfreich sein.

Nicht, um automatisch den vollständigen verfügbaren Betrag auszuschöpfen.

Sondern um beurteilen zu können:

Welche technische Lösung passt zum gewünschten Rahmen?

Für dieselbe Aufgabe können teilweise unterschiedliche Lösungswege existieren.

Ein bekannter Kostenrahmen kann helfen, von Anfang an realistische Varianten zu entwickeln.

Häufige Fehler bei Anfragen für Veranstaltungstechnik

Nur Gästezahl nennen

Die Zahl allein beschreibt Veranstaltungsort und Ablauf nicht.

„Ton und Licht“ ohne weitere Erklärung anfragen

Diese Begriffe können sehr unterschiedliche Leistungen bedeuten.

Vorhandene Technik nicht erwähnen

Dadurch kann unnötig doppelt geplant werden.

DJ oder Band erst später nennen

Beide können erhebliche technische Anforderungen mitbringen.

Aufbauzeiten nicht angeben

Der verfügbare Zeitraum beeinflusst die Umsetzung.

Schwierige Zufahrt nicht erwähnen

Transportwege können den Arbeitsaufwand erheblich verändern.

Präsentationen als „wir brauchen einen Bildschirm“ beschreiben

Größe, Zuschauer und Inhalte sind entscheidend.

Änderungen nicht weitergeben

Eine kleine Änderung im Ablauf kann technisch größere Auswirkungen haben.

Welche Informationen reichen für eine erste Anfrage?

Für den Anfang muss es nicht kompliziert sein.

Sehr hilfreich sind:

1. Datum

2. Veranstaltungsort

3. Gästezahl

4. Beginn und ungefähres Ende

5. Art der Veranstaltung

6. kurze Beschreibung des geplanten Ablaufs

7. Welche Leistungen werden ungefähr benötigt?

8. Gibt es DJ, Band oder Catering?

9. Soll Technik nur gemietet oder auch aufgebaut und betreut werden?

Mit diesen Informationen lässt sich normalerweise bereits beurteilen, welche weiteren Fragen tatsächlich relevant sind.

Materialanfrage oder Projektanfrage?

Nicht jede Anfrage benötigt diesen Planungsumfang.

Material zur Selbstabholung

Sie wissen bereits genau, dass Sie beispielsweise benötigen:

• zwei Lautsprecher

• Funkmikrofon

• einige LED-Leuchten

• Display

und übernehmen Aufbau und Bedienung selbst?

Dann ist eine Anfrage direkt über unseren Mietkatalog der einfachere Weg.

→ Veranstaltungstechnik im Mietkatalog anfragen

Technisches Veranstaltungsprojekt

Sie planen dagegen:

• mehrere technische Bereiche

• Auf- und Abbau

• umfangreiche Beleuchtung

• Bühne

• Band oder DJ

• Präsentationstechnik

• technische Betreuung

• besondere Location

Dann benötigen wir zunächst Informationen zur Veranstaltung.

Auf dieser Grundlage kann ein passendes technisches Konzept und anschließend ein belastbares Angebot entstehen.

→ Veranstaltung gemeinsam mit uns planen

Unser Ansatz: erst verstehen, dann kalkulieren

Ein belastbares Angebot beginnt für uns nicht mit:

„Welche Geräte können wir anbieten?“

Sondern mit:

„Welche Aufgabe müssen wir bei dieser Veranstaltung lösen?“

Dafür betrachten wir abhängig vom Projekt:

Veranstaltungsort → Ablauf → technische Anforderungen → Logistik → Personal → Material

Erst daraus ergibt sich eine belastbare Kalkulation.

Bei umfangreicheren Projekten unterstützen uns dabei eigene Projektabfragen und Planungsunterlagen.

Diese sind Teil unserer Zusammenarbeit und stehen unseren Kunden im Rahmen der gemeinsamen Veranstaltungsplanung zur Verfügung.