Was kostet Veranstaltungstechnik für eine größere private Feier?

Das Wichtigste in Kürze

• Die Gästezahl allein bestimmt nicht die Kosten der Veranstaltungstechnik.

• Veranstaltungsort, Technikbedarf, Aufbau, Personal, Logistik und Veranstaltungsdauer beeinflussen den Aufwand.

• Eine reine Materialmiete ist deutlich anders zu kalkulieren als eine betreute Full-Service-Veranstaltung.

• Besondere Veranstaltungsorte wie Gärten, Wiesen, Zelte oder Scheunen können zusätzliche Infrastruktur erfordern.

• Ein belastbares Angebot setzt voraus, dass die wichtigsten Anforderungen vorher geklärt wurden.

In diesem Artikel

• Warum es keinen sinnvollen Pauschalpreis gibt

• Welche Faktoren den Preis beeinflussen

• Materialmiete oder Full-Service

• Einfluss des Veranstaltungsortes

• Aufbau und Logistik

• Personal und Betreuung

• Mehrere Veranstaltungsbereiche

• Typische Kostentreiber

• Wie ein realistisches Angebot entsteht

Warum es keinen sinnvollen Pauschalpreis gibt

Eine Anfrage wie

„Was kostet Technik für 100 Personen?“

enthält noch zu wenig Informationen für eine seriöse Kalkulation.

100 Gäste können beispielsweise bedeuten:

• kleine Feier in einem vorhandenen Saal

• Gartenparty mit Zelt

• Hochzeit auf einem privaten Grundstück

• Feier in einer Scheune

• Veranstaltung auf einer freien Wiese

• mehrere Bereiche mit Empfang, Essen und Tanzfläche

Der technische Aufwand kann dabei sehr unterschiedlich sein.

Deshalb wäre ein pauschaler Preis entweder zu hoch, zu niedrig oder schlicht nicht aussagekräftig.

Welche Faktoren beeinflussen die Kosten?

Für die Kalkulation sind vor allem diese Punkte relevant:

• Art der Veranstaltung

• Gästezahl

• Größe und Aufteilung der Fläche

• Indoor oder Outdoor

• vorhandene technische Infrastruktur

• Beschallungsbedarf

• Beleuchtung

• Präsentationstechnik

• Bühne oder Podeste

• Stromversorgung

• Mobiliar und weitere Ausstattung

• Anzahl der Veranstaltungsbereiche

• Transportwege

• Auf- und Abbau

• Veranstaltungsdauer

• technisches Personal

Je mehr dieser Bereiche zusammenkommen, desto stärker verändert sich der Gesamtaufwand.

Materialmiete und Full-Service sind zwei unterschiedliche Leistungen

Ein wichtiger Unterschied besteht zwischen reiner Materialmiete und kompletter technischer Umsetzung.

Material zur Selbstabholung

Bei einer reinen Materialmiete übernimmt der Kunde typischerweise selbst:

• Abholung

• Transport

• Aufbau

• Verkabelung

• Bedienung

• Abbau

• Rückgabe

Das kann bei kleineren und überschaubaren Veranstaltungen eine wirtschaftliche Lösung sein.

Viele einzelne Geräte und technische Komponenten können deshalb direkt über unseren Mietkatalog angefragt werden.

→ Veranstaltungstechnik im Mietkatalog anfragen

Betreute Veranstaltung

Bei einer betreuten Veranstaltung können zusätzlich Leistungen hinzukommen wie:

• technische Planung

• Zusammenstellung des Materials

• Transport

• Auf- und Abbau

• Abstimmung mit Location oder weiteren Dienstleistern

• technische Einrichtung

• Betreuung während der Veranstaltung

• Rückbau und Abtransport

Hier wird nicht nur Material vermietet.

Der Aufwand entsteht zu einem wesentlichen Teil durch Planung, Personal und Logistik.

Beispiel: Zwei Feiern mit jeweils 100 Gästen

Variante 1: Veranstaltung in einem vorhandenen Saal

Vorhanden sind:

• ausreichend Strom

• feste Beleuchtung

• gute Zufahrt

• ein Veranstaltungsraum

• vorhandenes Mobiliar

Benötigt werden lediglich:

• Beschallung

• Mikrofon

• etwas Veranstaltungslicht

Der technische Aufwand bleibt vergleichsweise überschaubar.

Variante 2: Feier auf einem privaten Grundstück

Geplant sind:

• Empfang im Garten

• Essen im Zelt

• Tanzfläche in einer Scheune

• Außenbeleuchtung

• Catering mit zusätzlichen Stromverbrauchern

• mehrere Auf- und Abbauzeiten

Die Gästezahl ist identisch.

Der technische und logistische Aufwand ist jedoch deutlich höher.

Dieses Beispiel zeigt, warum die Anzahl der Gäste allein kaum für eine Preisangabe ausreicht.

Der Veranstaltungsort beeinflusst die Kosten erheblich

Eine gut ausgestattete Eventlocation bringt häufig bereits wichtige Infrastruktur mit.

Dazu können gehören:

• geeignete Stromanschlüsse

• feste Beleuchtung

• gute Zufahrt

• vorhandene Aufstellflächen

• geeignete Innenräume

• kurze Transportwege

Auf einem privaten Grundstück oder einer freien Fläche müssen einige dieser Voraussetzungen erst geschaffen werden.

Dadurch können zusätzliche Leistungen erforderlich werden.

→ Weiterführender Fachartikel: Feier auf dem eigenen Grundstück – was muss für 50, 100 oder 150 Gäste geplant werden?

Aufbau und Logistik werden häufig unterschätzt

Technik muss nicht nur gemietet werden.

Sie muss auch zum Veranstaltungsort gelangen und dort aufgebaut werden.

Relevant sind beispielsweise:

• Entfernung zum Veranstaltungsort

• Fahrzeugbedarf

• Anzahl der Transporte

• Zufahrtsmöglichkeiten

• Tragewege

• Treppen

• Aufbauzeiten

• Abbauzeiten

• benötigte Helfer oder Techniker

Ein Veranstaltungsort mit direkter Zufahrt kann deshalb günstiger umzusetzen sein als eine schwer zugängliche Fläche mit langen Transportwegen.

Mehr Veranstaltungsbereiche bedeuten häufig mehr Aufwand

Eine Feier mit einem einzigen Veranstaltungsraum ist technisch einfacher als eine Veranstaltung mit:

• Empfang im Außenbereich

• Dinner im Zelt

• Reden in einem separaten Bereich

• Tanzfläche in einem weiteren Raum

Nicht jeder Bereich benötigt eine vollständige technische Ausstattung.

Trotzdem müssen zusätzliche Lautsprecher, Leitungswege, Beleuchtung oder Steuerungsmöglichkeiten möglicherweise berücksichtigt werden.

→ Weiterführender Fachartikel: Empfang, Essen und Tanzfläche – Veranstaltungstechnik für mehrere Bereiche planen

Personal ist ein wesentlicher Kostenfaktor

Bei Full-Service-Projekten besteht ein erheblicher Teil der Kosten nicht aus Material, sondern aus Arbeitszeit.

Dazu können gehören:

• Vorbereitung

• Kommissionierung

• Beladung

• Transport

• Aufbau

• technische Einrichtung

• Betreuung

• Abbau

• Rücktransport

• Nachbereitung

Wenn zwei Techniker mehrere Stunden aufbauen, die Veranstaltung betreuen und anschließend wieder abbauen, entsteht ein ganz anderer Aufwand als bei einer Materialmiete zur Selbstabholung.

Das sollte bei Preisvergleichen berücksichtigt werden.

Warum günstige Einzelpreise wenig über den Gesamtpreis aussagen

Im Internet findet man häufig Einzelpreise für:

• Lautsprecher

• Mikrofone

• Licht

• Mischpulte

• Beamer

Diese Preise können für eine Dry-Hire-Anfrage sinnvoll sein.

Sie beantworten aber nicht die Frage, was eine komplette Veranstaltung kostet.

Denn häufig fehlen dort:

• Transport

• Personal

• Aufbau

• Verkabelung

• technische Einrichtung

• Betreuung

• zusätzliche Infrastruktur

Ein vermeintlich günstiges Einzelgerät kann deshalb wenig darüber aussagen, wie hoch der Gesamtaufwand tatsächlich ist.

Typische Kostentreiber

Bestimmte Punkte erhöhen den technischen Aufwand besonders häufig.

Mehrere Veranstaltungsbereiche

Jeder zusätzliche Bereich kann weitere Technik, Leitungswege oder Aufbauzeit erfordern.

Outdoor-Veranstaltungen

Wetterschutz, längere Kabelwege und fehlende Infrastruktur können zusätzlichen Aufwand verursachen.

Schlechte Zugänglichkeit

Lange Tragewege oder Treppen erhöhen den Personal- und Zeitbedarf.

Kurzfristige Änderungen

Späte Änderungen können zusätzliche Transporte, Material oder Personal notwendig machen.

Lange Veranstaltungsdauer

Wenn technische Betreuung gewünscht wird, spielt auch die Dauer der Veranstaltung eine Rolle.

Viele beteiligte Dienstleister

Je mehr Gewerke koordiniert werden müssen, desto größer kann der Planungs- und Abstimmungsaufwand werden.

Was sollte in einem Angebot klar erkennbar sein?

Ein gutes Angebot sollte nachvollziehbar machen, welche Leistungen enthalten sind.

Dazu gehören je nach Projekt beispielsweise:

• Mietmaterial

• Transport

• Aufbau

• Abbau

• technisches Personal

• Betreuung

• Verbrauchsmaterial

• zusätzliche Infrastruktur

Wichtig ist außerdem, mögliche Ausschlüsse oder kundenseitige Voraussetzungen klar zu benennen.

So lassen sich Angebote besser vergleichen.

So arbeiten wir bei betreuten Projekten

Vor einer detaillierten Kalkulation erfassen wir zunächst die wichtigsten Rahmenbedingungen der Veranstaltung.

Dafür nutzen wir je nach Projekt eigene technische Abfragen und Planungsunterlagen.

Dabei geht es beispielsweise um:

• Veranstaltungsort

• Gästezahl

• Ablauf

• Veranstaltungsbereiche

• Stromversorgung

• DJ oder Band

• Catering

• Aufbau

• Logistik

• gewünschte Betreuung

Erst auf dieser Grundlage lässt sich beurteilen, welche Leistungen tatsächlich benötigt werden.

Diese Planungsunterlagen sind Bestandteil unserer Projektarbeit und stehen unseren Kunden im Rahmen der gemeinsamen Planung zur Verfügung.

Wie lässt sich das Budget frühzeitig einschätzen?

Je genauer die Anfrage, desto besser lässt sich der voraussichtliche Aufwand einschätzen.

Hilfreich sind beispielsweise:

• Veranstaltungsdatum

• Veranstaltungsort

• geplante Gästezahl

• Beginn und Ende

• Innen- und Außenbereiche

• DJ oder Band

• Catering

• gewünschte Technik

• gewünschter Aufbau

• technische Betreuung ja oder nein

Auch Fotos oder einfache Skizzen des Veranstaltungsortes können bei ungewöhnlichen Locations hilfreich sein.

Häufige Fehler beim Preisvergleich

Nur Materialpreise vergleichen

Ein Angebot mit Lieferung, Aufbau und Betreuung kann nicht sinnvoll mit einer reinen Selbstabholmiete verglichen werden.

Unterschiedliche Leistungsumfänge übersehen

Nicht jeder Anbieter kalkuliert dieselben Leistungen.

Den Veranstaltungsort nicht berücksichtigen

Aufbau und Logistik können den Aufwand erheblich verändern.

Personal nicht einrechnen

Technikerstunden sind bei betreuten Veranstaltungen ein wesentlicher Bestandteil der Leistung.

Nur nach dem günstigsten Gesamtpreis entscheiden

Entscheidend ist, welche Leistungen tatsächlich enthalten sind und welche Voraussetzungen der Kunde selbst übernehmen muss.

Selbst abholen oder Full-Service?

Material zur Selbstabholung

Das kann sinnvoll sein, wenn:

• nur einzelne technische Komponenten benötigt werden

• Aufbau und Bedienung selbst übernommen werden

• die Veranstaltung überschaubar bleibt

• vorhandene Infrastruktur bekannt ist

→ Zum Mietkatalog

Full-Service

Eine betreute Umsetzung wird sinnvoller, wenn:

• mehrere technische Bereiche zusammenkommen

• umfangreicher Aufbau erforderlich ist

• mehrere Dienstleister beteiligt sind

• Stromversorgung oder Infrastruktur geplant werden müssen

• technische Betreuung gewünscht wird

• Auf- und Abbau übernommen werden sollen

Dann kalkulieren wir das Projekt nicht als lose Sammlung einzelner Mietartikel, sondern als technische Gesamtleistung.

→ Veranstaltung gemeinsam mit uns planen

Unser Ansatz: transparent statt pauschal

Eine seriöse Kalkulation beginnt nicht mit einem beliebigen Paketpreis.

Zunächst sollte klar sein, welche Anforderungen die Veranstaltung tatsächlich hat.

Deshalb unterscheiden wir bewusst zwischen:

reiner Materialmiete

und

technisch betreuten Projekten.

So erhalten kleinere Selbstabholer eine einfache Möglichkeit, benötigte Mietartikel anzufragen.

Bei umfangreicheren Veranstaltungen können dagegen Planung, Logistik, Aufbau und Betreuung gemeinsam betrachtet werden.