Themen: Private Feiern · Outdoor-Veranstaltungen · Stromversorgung · Ton & Licht · Logistik
Eine größere Feier im eigenen Garten, auf einem Hof oder einem anderen privaten Grundstück bietet viele Möglichkeiten. Gleichzeitig fehlt dort häufig genau die Infrastruktur, die in einer klassischen Eventlocation bereits vorhanden ist.
Bei 50, 100 oder 150 Gästen geht es deshalb nicht nur darum, wie viele Lautsprecher, Tische oder Leuchten benötigt werden. Stromversorgung, Beleuchtung, Wege, Catering, Beschallung, Wetterschutz, Anlieferung und unterschiedliche Veranstaltungsbereiche müssen miteinander funktionieren.
Die Gästezahl ist dabei nur ein Teil der Planung. Entscheidend ist, was während der Veranstaltung wo stattfinden soll und welche Infrastruktur dafür bereits vorhanden ist.
Die Gästezahl allein bestimmt nicht, welche Veranstaltungstechnik benötigt wird.
Ein privates Grundstück bietet meist deutlich weniger vorhandene Infrastruktur als eine professionelle Eventlocation.
Besonders wichtig sind Stromversorgung, Beleuchtung, Beschallung, Catering, Zufahrt, Wetter und die Nutzung verschiedener Veranstaltungsbereiche.
Je mehr Bereiche und Dienstleister zusammenkommen, desto wichtiger wird eine gemeinsame technische Planung.
Bei überschaubarem Bedarf kann Selbstabholung sinnvoll sein. Bei umfangreicheren Veranstaltungen sollte die Technik als Teil des gesamten Projekts betrachtet werden.
Warum die Gästezahl allein nicht entscheidet
Was sich bei 50, 100 oder 150 Gästen verändert
Stromversorgung auf privaten Grundstücken
Beschallung verschiedener Veranstaltungsbereiche
Beleuchtung von Garten, Zelt und Wegen
Catering und weitere Dienstleister
Aufbau, Anlieferung und Logistik
Wetter und Outdoor-Planung
Häufige Planungsfehler
Selbstabholung oder betreutes Projekt?
Die Frage „Welche Technik brauche ich für 100 Gäste?“ lässt sich nicht allein anhand der Personenzahl beantworten.
100 Gäste in einem vorhandenen Veranstaltungsraum mit ausreichender Stromversorgung, Beleuchtung und guter Infrastruktur stellen andere Anforderungen als dieselbe Gästezahl auf einer Wiese oder einem privaten Grundstück.
Wichtiger als die reine Gästezahl sind deshalb unter anderem:
Größe und Aufteilung des Grundstücks
Innen- und Außenbereiche
Entfernung zwischen einzelnen Veranstaltungsbereichen
geplanter Ablauf
DJ, Band oder andere Programmpunkte
Reden und Moderation
vorhandene Stromversorgung
Catering und zusätzliche elektrische Verbraucher
vorhandene Beleuchtung
Zufahrts- und Transportwege
Wetter und Ausweichmöglichkeiten
Erst aus dem Zusammenspiel dieser Faktoren ergibt sich, welche technische Ausstattung tatsächlich sinnvoll ist.
Die Gästezahl hat durchaus Einfluss auf die Planung. Sie sollte aber immer zusammen mit Veranstaltungsfläche und Ablauf betrachtet werden.
Bei ungefähr 50 Personen kann eine Veranstaltung technisch noch relativ überschaubar bleiben.
Findet die Feier beispielsweise überwiegend in einem vorhandenen Raum statt und werden lediglich Lautsprecher, ein Mikrofon oder etwas Beleuchtung benötigt, kann eine Selbstabholung der Technik vollkommen ausreichend sein.
Anders sieht es aus, wenn dieselben 50 Gäste mehrere Bereiche nutzen.
Beispiel aus der Praxis
Empfang im Garten – Essen im Zelt – Tanzfläche in einer Garage oder Scheune
Obwohl nur 50 Personen teilnehmen, entstehen plötzlich drei unterschiedliche Veranstaltungsbereiche.
Für den Empfang wird eventuell Hintergrundmusik benötigt. Im Zelt sollen Reden verständlich sein. Auf der Tanzfläche soll später deutlich kräftiger beschallt werden.
Zusätzlich müssen Wege zwischen diesen Bereichen nach Einbruch der Dunkelheit nutzbar bleiben.
Die technische Aufgabe wird dadurch erheblich umfangreicher, obwohl sich die Gästezahl nicht verändert hat.
Bei rund 100 Gästen entsteht häufig bereits eine kleine Veranstaltung mit mehreren Funktionsbereichen.
Typisch sind beispielsweise:
Empfang
Sitz- oder Essbereich
Reden und Programmpunkte
Tanzfläche
Außenbereich
Catering
Sanitär- und Zugangswege
Damit steigt nicht automatisch der Bedarf an möglichst großer Technik.
Es steigt aber die Zahl der Bereiche, die geplant und aufeinander abgestimmt werden müssen.
Bei größeren privaten Veranstaltungen sollte die vorhandene Infrastruktur besonders genau betrachtet werden.
Interessant sind unter anderem:
ausreichend nutzbare Veranstaltungsfläche
Stromanschlüsse und elektrische Verbraucher
Zufahrt für Transportfahrzeuge
Entlade- und Lagerflächen
Aufstellflächen für Catering und Technik
Wege zwischen einzelnen Bereichen
ausreichende Beleuchtung
Wetterschutz
Zeitfenster für Auf- und Abbau
Bei dieser Größenordnung wird die technische Planung deshalb häufig weniger zu einer Frage einzelner Mietgeräte und stärker zu einer Frage des gesamten Veranstaltungskonzepts.
Auf privaten Grundstücken wird häufig zunächst geschaut, wie viele Steckdosen vorhanden sind.
Das beantwortet die eigentliche Frage jedoch nicht.
Entscheidend ist, welche Verbraucher betrieben werden sollen und wie die vorhandenen Stromkreise aufgebaut sind.
Während einer größeren Feier können beispielsweise gleichzeitig betrieben werden:
Tonanlage
DJ-Technik
Beleuchtung
Kühlgeräte
Kaffeemaschinen
Cateringgeräte
Geräte im Außenbereich
weitere technische Verbraucher
Besonders dann, wenn Catering und Veranstaltungstechnik unabhängig voneinander geplant werden, können mehrere leistungsintensive Verbraucher dieselbe vorhandene Infrastruktur beanspruchen.
Deshalb sollte die Stromversorgung möglichst früh betrachtet werden.
Bei entsprechend umfangreichen Veranstaltungen erfassen wir die relevanten Verbraucher und vorhandenen Anschlüsse bereits während der Projektplanung.
Dafür nutzen wir je nach Veranstaltung eigene Strom- und Verbraucherabfragen.
So können Anforderungen aus Veranstaltungstechnik, Catering und weiteren Gewerken frühzeitig zusammengeführt werden.
Diese detaillierten Arbeitsunterlagen stellen wir nicht allgemein als Download zur Verfügung. Sie sind Bestandteil unserer Projektarbeit und stehen unseren Kunden im Rahmen der gemeinsamen Veranstaltungsplanung zur Verfügung.
→ Weiterführender Fachartikel: Reicht der Hausstrom für eine Feier mit 100 Gästen?
Bei privaten Feiern wird Beleuchtung häufig zuerst als Gestaltungselement betrachtet.
Natürlich trägt Licht wesentlich zur Atmosphäre einer Veranstaltung bei.
Daneben gibt es jedoch funktionale Bereiche, die ebenfalls berücksichtigt werden sollten.
Dazu können beispielsweise gehören:
Zugänge
Wege zwischen Haus und Garten
Übergänge zum Zelt
Cateringbereiche
Sanitärwege
Treppen und Höhenunterschiede
Arbeitsbereiche
Veranstaltungsflächen
Eine schön beleuchtete Tanzfläche ersetzt deshalb nicht automatisch die Beleuchtung des restlichen Grundstücks.
Gerade bei Veranstaltungen, die am Nachmittag beginnen und bis spät in die Nacht dauern, sollte frühzeitig bedacht werden, welche Bereiche nach Einbruch der Dunkelheit weiterhin genutzt werden.
Catering und Veranstaltungstechnik werden häufig getrennt organisiert.
Auf dem Veranstaltungsgrundstück treffen die Anforderungen jedoch wieder zusammen.
Das betrifft insbesondere:
Stromversorgung
Aufstellflächen
Kühlung
Arbeitsbereiche
Transportwege
Kabelwege
Anlieferung
Aufbauzeiten
Eine Kaffeemaschine, ein leistungsfähiges Cateringgerät oder zusätzliche Kühltechnik kann für die vorhandene Stromversorgung relevanter sein als ein Teil der Veranstaltungstechnik.
Deshalb sollte möglichst früh geklärt werden, welcher Dienstleister welche Voraussetzungen benötigt.
Bei größeren Veranstaltungen betrachten wir nicht nur unsere eigene Technik.
Je nach Projekt erfassen wir auch relevante Schnittstellen zwischen:
Veranstaltungstechnik
Catering
DJ oder Band
Veranstaltungsort
weiteren beteiligten Dienstleistern
Dafür können beispielsweise eigene Gewerke- und Schnittstellenabfragen eingesetzt werden.
Ziel ist, mögliche Überschneidungen und fehlende Voraussetzungen bereits während der Planung zu erkennen – und nicht erst beim Aufbau.
g.
Technik, Mobiliar und weiteres Material müssen nicht nur zum Veranstaltungsort geliefert werden.
Sie müssen anschließend auch zu ihrem tatsächlichen Einsatzort gelangen.
Deshalb spielen beispielsweise folgende Fragen eine Rolle:
Kann ein Transportfahrzeug bis zum Grundstück fahren?
Wie breit ist die Einfahrt?
Gibt es Tore oder niedrige Durchfahrten?
Kann direkt am Aufbauort entladen werden?
Müssen Treppen überwunden werden?
Muss Material über längere Wege getragen werden?
Kann eine Wiese befahren werden?
Wo können Fahrzeuge während des Aufbaus stehen?
Wann treffen andere Dienstleister ein?
Gerade wenn Zeltbau, Catering, Dekoration und Veranstaltungstechnik gleichzeitig aufbauen möchten, können Zufahrt und vorhandene Flächen schnell zum Engpass werden.
Beispiel aus der Praxis
Die Veranstaltungsfläche liegt hinter dem Wohnhaus
Ein Transportfahrzeug kann nur bis zur Straße fahren.
Das Material muss anschließend durch eine schmale Einfahrt und über das Grundstück transportiert werden.
Was auf einem Lageplan nach wenigen Metern aussieht, kann dadurch den Aufbau erheblich verändern.
Deshalb ist die Logistik nicht erst am Veranstaltungstag relevant, sondern bereits bei der technischen Planung.
Bei einer Feier im Garten oder auf einer freien Fläche sollte nicht nur die erwartete Wetterlage berücksichtigt werden.
Mindestens ebenso wichtig ist die Frage:
Was passiert, wenn das Wetter anders wird als geplant?
Regen kann Auswirkungen haben auf:
elektrische Geräte
Kabelwege
Untergrund
Zufahrten
Aufenthaltsbereiche
Aufbau und Abbau
Auch Wind und starke Hitze können die geplante Nutzung einzelner Bereiche beeinflussen.
Deshalb sollte möglichst früh klar sein:
Welche Bereiche sind geschützt?
Welche Technik befindet sich im Freien?
Welche Alternativen gibt es?
Welche Bereiche können bei schlechtem Wetter nicht genutzt werden?
Welche Änderungen ergeben sich dadurch für den Veranstaltungsablauf?
Bei Outdoor-Projekten beziehen wir abhängig vom Umfang der Veranstaltung auch Wetter- und Ausweichszenarien in die Planung ein.
Dafür können beispielsweise Outdoor- und Schlechtwetterabfragen eingesetzt werden.
Auch diese Unterlagen sind Teil der jeweiligen Projektarbeit und nicht als allgemeine Download-Checkliste vorgesehen.
→ Weiterführender Fachartikel: Outdoor feiern – was passiert bei Regen, Wind oder großer Hitze?
Nur nach der Gästezahl planen
100 Gäste sagen noch wenig darüber aus, wie aufwendig eine Veranstaltung technisch wird.
Eine kompakte Veranstaltung in einem vorhandenen Gebäude kann einfacher sein als eine deutlich kleinere Feier mit mehreren Außenbereichen.
Vorhandene Steckdosen mit ausreichender Stromversorgung gleichsetzen
Viele Steckdosen bedeuten nicht automatisch, dass mehrere leistungsintensive Verbraucher gleichzeitig betrieben werden können.
Deshalb sollten die tatsächlich benötigten Verbraucher betrachtet werden.
Davon ausgehen, dass der DJ die gesamte Veranstaltung beschallt
Die Technik eines DJs ist häufig in erster Linie für die Tanzfläche vorgesehen.
Empfang, Reden, Essen oder weiter entfernte Außenbereiche können zusätzliche Anforderungen haben.
Außenbeleuchtung erst am Veranstaltungstag bedenken
Tagsüber wirken Wege und Übergänge problemlos.
Nach Einbruch der Dunkelheit kann sich die Situation vollkommen verändern.
Anlieferung und Aufbau unterschätzen
Eine Veranstaltungstechnik kann technisch perfekt geplant sein und trotzdem Probleme verursachen, wenn Material nicht sinnvoll zum Aufbauort transportiert werden kann.
Die Dienstleister unabhängig voneinander planen
Catering, DJ, Veranstaltungstechnik und weitere Gewerke greifen häufig auf dieselbe Infrastruktur zurück.
Je früher diese Anforderungen zusammengeführt werden, desto besser lässt sich der Veranstaltungstag vorbereiten.
Nicht jede private Feier benötigt einen vollständigen technischen Full-Service.
Technik zur Selbstabholung
Eine Selbstabholung kann sinnvoll sein, wenn:
nur einzelne Geräte benötigt werden
die technische Ausstattung überschaubar bleibt
Aufbau und Bedienung selbst übernommen werden können
die vorhandene Infrastruktur bekannt ist
nur ein Veranstaltungsbereich versorgt werden muss
keine umfangreiche Abstimmung mit anderen Dienstleistern erforderlich ist
Lautsprecher, Mikrofone, Beleuchtung, Displays und viele weitere Artikel können direkt über unseren Mietkatalog angefragt und selbst abgeholt werden.
→ Veranstaltungstechnik im Mietkatalog anfragen
Veranstaltung gemeinsam planen
Eine betreute technische Umsetzung kann sinnvoll sein, wenn:
mehrere Veranstaltungsbereiche genutzt werden
umfangreichere Technik und Infrastruktur erforderlich sind
mehrere Dienstleister beteiligt sind
Stromversorgung und Verbraucher abgestimmt werden müssen
Outdoor-Bereiche technisch eingebunden werden
Auf- und Abbau übernommen werden sollen
während der Veranstaltung technische Betreuung benötigt wird
Dann betrachten wir nicht nur einzelne Mietartikel, sondern die Veranstaltung als zusammenhängendes Projekt.
→ Private Veranstaltung gemeinsam mit uns planen
Eine sinnvolle technische Planung beginnt für uns nicht mit einer möglichst langen Materialliste.
Zunächst sollte klar sein:
Was soll wann, wo und mit welchen Beteiligten stattfinden?
Erst danach lässt sich beurteilen, welche Veranstaltungstechnik und Infrastruktur tatsächlich benötigt werden.
Bei betreuten Projekten arbeiten wir deshalb – abhängig von Art und Umfang der Veranstaltung – mit eigenen Planungsunterlagen und technischen Abfragen.
Dazu können beispielsweise gehören:
Location- und Grundstücksabfragen
Strom- und Verbraucherabfragen
DJ- und Band-Abstimmungen
Catering- und Gewerkeabstimmungen
Aufbau- und Logistikplanung
Ablauf- und Programmpunktabfragen
Outdoor- und Schlechtwetterplanung
Diese detaillierten Arbeitsunterlagen veröffentlichen wir nicht als allgemeine Checklisten.
Sie sind Bestandteil unserer Projektarbeit und stehen unseren Kunden im Rahmen der gemeinsamen Veranstaltungsplanung zur Verfügung.
Warum die Anzahl vorhandener Steckdosen nicht ausreicht, um die Stromversorgung einer Veranstaltung zu beurteilen.
→ Artikel lesen
Warum unterschiedliche Bereiche einer Veranstaltung unterschiedliche Anforderungen an Ton, Licht und Infrastruktur stellen können.
→ Artikel lesen
Welche Auswirkungen Wetter auf Technik, Aufbau und den geplanten Veranstaltungsablauf haben kann.
→ Artikel lesen
Ob Garten, Hof, Zelt oder außergewöhnlicher Veranstaltungsort: Wenn Veranstaltungstechnik, Infrastruktur, Aufbau und verschiedene Dienstleister zusammenspielen müssen, unterstützen wir Sie bei der technischen Planung und Umsetzung.
→ Projekt unverbindlich besprechen
Sie benötigen lediglich einzelne Mietartikel und möchten Aufbau und Bedienung selbst übernehmen?
→ Veranstaltungstechnik im Mietkatalog anfragen
tomevent Veranstaltungstechnik
Technische Lösungen für Veranstaltungen, Messebau und Infrastruktur – von der Planung bis zur Umsetzung.
Für Unternehmen, Veranstalter, öffentliche Auftraggeber und ausgewählte private Veranstaltungen.
Informationen
