Typische Anforderungen bei Tagungen und Konferenzen

Tagungen unterscheiden sich deutlich von anderen Veranstaltungsformaten. Im Mittelpunkt stehen Vorträge, Präsentationen, Diskussionen und der Austausch zwischen Referenten und Teilnehmern. Die Veranstaltungstechnik sollte diese Abläufe unterstützen und sich möglichst unauffällig in den Veranstaltungsverlauf integrieren.

Verständliche Vorträge

Alle Teilnehmer sollten Vorträge unabhängig von ihrem Sitzplatz gut verstehen können. Die Auswahl der Beschallung richtet sich nach Raumgröße, Teilnehmerzahl und den akustischen Eigenschaften des Veranstaltungsortes.

Professionelle Präsentationen

Präsentationen, Tabellen, Videos oder Live-Demonstrationen müssen auch aus größerer Entfernung gut lesbar sein. Welche Präsentationstechnik geeignet ist, hängt unter anderem von der Raumgröße, den Lichtverhältnissen und den Betrachtungsabständen ab.

Mehrere Referenten

Bei vielen Tagungen wechseln Referenten regelmäßig. Unterschiedliche Notebooks, Präsentationen oder Mikrofone sollten sich ohne längere Unterbrechungen in den Veranstaltungsablauf integrieren lassen.

Hybrid- und Online-Teilnehmer

Immer häufiger werden Tagungen zusätzlich online übertragen. In diesen Fällen müssen Kameras, Mikrofone und Präsentationen sowohl vor Ort als auch für die digitale Übertragung zuverlässig zusammenarbeiten.

Fragen und Diskussionen

Fragerunden gehören zu vielen Tagungen und Konferenzen. Eine geeignete Mikrofontechnik erleichtert den Austausch zwischen Referenten und Teilnehmern und sorgt dafür, dass Beiträge im gesamten Raum verständlich übertragen werden. 

Welche Veranstaltungstechnik wird für Tagungen und Konferenzen benötigt?

Welche Technik erforderlich ist, hängt unter anderem von der Teilnehmerzahl, der Raumgröße und dem geplanten Ablauf ab.

Die endgültige technische Ausstattung richtet sich immer nach den individuellen Anforderungen der Veranstaltung.

Checkliste für die Planung einer Tagung oder Konferenz

Eine gute Vorbereitung erleichtert die technische Planung und sorgt für einen reibungslosen Veranstaltungsablauf.

Veranstaltung

☐ Termin festgelegt

☐ Veranstaltungsort reserviert

☐ Teilnehmerzahl bekannt

☐ Raumplan vorhanden

Referenten

☐ Anzahl der Referenten bekannt

☐ Präsentationen vorhanden

☐ Eigene Notebooks werden verwendet

☐ Videos oder Tonbeiträge geplant

Teilnehmer

☐ Fragerunde vorgesehen

☐ Hybrid-Teilnahme geplant

☐ Simultanübersetzung erforderlich

☐ WLAN für Teilnehmer notwendig

Technik

☐ Displays oder LED-Wände erforderlich

☐ Mikrofone ausreichend eingeplant

☐ Stromversorgung geprüft

☐ Aufbauzeiten abgestimmt

Häufige Planungsfehler bei Tagungen und Konferenzen

Präsentationsflächen werden zu klein gewählt

Tabellen, Diagramme oder Präsentationen sollten auch aus den hinteren Reihen gut lesbar sein. Zu kleine Displays oder Projektionsflächen erschweren die Informationsvermittlung.

Medienwechsel werden unterschätzt

Unterschiedliche Notebooks, Präsentationen oder Videoformate können den Ablauf verzögern, wenn sie nicht im Vorfeld getestet werden.

Zu wenige Mikrofone

Diskussionsrunden oder Fragen aus dem Publikum sollten bereits bei der Planung berücksichtigt werden. Zusätzliche Mikrofone erleichtern den Ablauf erheblich.

Fehlende Reserven im Zeitplan

Technische Funktionstests und die Einweisung der Referenten benötigen Zeit. Werden diese Abläufe zu knapp geplant, steigt das Risiko für Verzögerungen unmittelbar vor Veranstaltungsbeginn.

Hybridtechnik wird zu spät eingeplant

Sollen Teilnehmer online zugeschaltet werden, sollten Streaming- und Videokonferenztechnik bereits frühzeitig in die Veranstaltungsplanung einbezogen werden.