Private Feiern · Beschallung · Veranstaltungsbereiche · Ablaufplanung · Outdoor
Viele private Feiern finden heute nicht mehr nur in einem einzigen Raum statt.
Der Empfang beginnt im Garten oder auf der Terrasse, gegessen wird im Zelt oder in einer Scheune und die Tanzfläche befindet sich später in einem anderen Bereich. Vielleicht gibt es zusätzlich eine freie Trauung, eine Lounge oder einen separaten Außenbereich.
Genau hier entsteht ein typischer Planungsfehler: Die Veranstaltungstechnik wird nur für den „Hauptbereich“ betrachtet.
Dabei braucht nicht jeder Bereich die gleiche Technik – aber jeder Bereich sollte in der Planung vorkommen.
Mehrere Veranstaltungsbereiche bedeuten nicht automatisch, dass überall eine komplette Ton- und Lichtanlage benötigt wird.
Entscheidend ist, was in welchem Bereich zu welchem Zeitpunkt stattfinden soll.
Empfang, Dinner, Reden und Tanzfläche haben unterschiedliche Anforderungen an Lautstärke, Sprachverständlichkeit und Beleuchtung.
Der DJ versorgt häufig vor allem die Tanzfläche – nicht automatisch alle anderen Bereiche.
Eine gute Planung orientiert sich am Ablauf der Veranstaltung und nicht nur an einer Materialliste.
Warum mehrere Bereiche anders geplant werden müssen
Empfang und Hintergrundmusik
Essen und Sprachverständlichkeit
Reden und Programmpunkte
Tanzfläche und Party
Außenbereiche
Wie verschiedene Bereiche miteinander verbunden werden können
Typische Planungsfehler
Selbstabholung oder betreute Umsetzung?
Eine Feier mit 100 Gästen kann technisch sehr unterschiedlich aussehen.
Variante 1:
Alle Gäste befinden sich den gesamten Abend in einem einzigen Raum. Dort finden Empfang, Essen, Reden und Party statt.
Variante 2:
Der Empfang findet im Garten statt, anschließend wechseln die Gäste in ein Zelt, später gibt es Reden auf einer kleinen Bühne und die Tanzfläche befindet sich in einer angrenzenden Scheune.
Die Gästezahl ist identisch.
Der technische Aufbau ist es nicht.
Deshalb sollte vor der Auswahl einzelner Geräte geklärt werden:
Was passiert wann und wo?
Aus dieser Frage ergibt sich, welche Bereiche überhaupt beschallt oder beleuchtet werden müssen.
Beim Empfang soll Musik häufig Atmosphäre schaffen, ohne Gespräche zu erschweren.
Das stellt andere Anforderungen als eine Tanzfläche.
Typische Ziele sind:
gleichmäßige Hintergrundmusik
ausreichende Abdeckung des Aufenthaltsbereichs
moderate Lautstärke
einfache Bedienung
möglichst unauffällige Technik
Eine große Anlage an einer Stelle ist dabei nicht automatisch die beste Lösung.
Bei weitläufigen Flächen kann eine sinnvoll verteilte Beschallung angenehmer sein als hohe Lautstärke aus einer einzigen Richtung.
Beispiel aus der Planung
Sektempfang auf einer größeren Terrasse
Die Gäste stehen nicht kompakt vor einer Bühne, sondern verteilen sich auf mehrere Bereiche.
Wenn nur ein Lautsprecher sehr laut spielt, ist es in dessen Nähe schnell unangenehm, während weiter entfernt kaum noch Musik zu hören ist.
Eine gleichmäßigere Verteilung kann deshalb sinnvoller sein als möglichst hohe Leistung.
Während des Essens soll Musik häufig nur im Hintergrund laufen.
Gleichzeitig gibt es möglicherweise:
Begrüßungen
Reden
Ankündigungen
Programmpunkte
Dann ändern sich die Anforderungen.
Für Sprache ist nicht nur Lautstärke wichtig.
Entscheidend ist, dass die Stimme möglichst gleichmäßig und verständlich bei den Gästen ankommt.
Gerade in Zelten, langen Räumen oder akustisch schwierigen Hallen kann das anders aussehen als auf einer kompakten Tanzfläche.
Bei vielen Feiern steht zunächst die Musik im Vordergrund.
Das Mikrofon wird erst dann zum Thema, wenn jemand fragt:
„Wie halten wir eigentlich die Reden?“
Bei größeren Gästezahlen oder längeren Räumen kann eine Rede ohne technische Unterstützung schnell an Verständlichkeit verlieren.
Deshalb sollte frühzeitig geklärt werden:
Wo stehen die Redner?
Sitzen alle Gäste in einem Bereich?
Werden Funkmikrofone benötigt?
Gibt es Musik oder Einspieler?
Sollen Präsentationen gezeigt werden?
Muss Sprache auch in angrenzenden Bereichen hörbar sein?
Diese Fragen beeinflussen die technische Planung deutlich.
Später verändert sich die Nutzung erneut.
Jetzt geht es möglicherweise um:
höhere Lautstärke
stärkere Tieftonwiedergabe
gerichtete Beschallung
Tanzflächenbeleuchtung
DJ-Arbeitsplatz
eventuell zusätzliche Effekte
Hier kann die Technik des DJs vollkommen ausreichend sein.
Entscheidend ist jedoch, dass vorher klar ist, welchen Bereich diese Anlage tatsächlich versorgt.
Viele DJs bringen eigene Technik mit.
Das ist grundsätzlich sinnvoll.
Trotzdem sollte geklärt werden:
Ist die Anlage nur für die Tanzfläche vorgesehen?
Kann während des Essens bereits Musik gespielt werden?
Ist der Empfang räumlich getrennt?
Gibt es ein Mikrofon für Reden?
Kann das Mikrofon auch in anderen Bereichen genutzt werden?
Wann kann der DJ aufbauen?
Muss Technik während der Veranstaltung umgebaut werden?
Damit lässt sich verhindern, dass am Veranstaltungstag plötzlich zusätzliche Anforderungen entstehen.
Bei umfangreicheren Feiern erfassen wir den Veranstaltungsablauf und die einzelnen Nutzungsbereiche möglichst früh.
Dafür können wir beispielsweise mit einer Ablauf- und Bereichsabfrage arbeiten.
Dabei wird nicht nur gefragt, welche Technik gewünscht ist, sondern unter anderem:
welche Bereiche genutzt werden
wann diese genutzt werden
welche Programmpunkte dort stattfinden
welche Gewerke beteiligt sind
welche technischen Übergänge erforderlich werden
Diese detaillierten Planungsunterlagen sind Teil unserer Projektarbeit und stehen unseren Kunden im Rahmen der gemeinsamen Planung zur Verfügung.
Nein.
Mehrere Bereiche bedeuten nicht automatisch mehrere vollständige Beschallungsanlagen.
Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten.
Je nach Veranstaltung kann beispielsweise sinnvoll sein:
ein Bereich bleibt bewusst ohne Beschallung
ein Bereich erhält nur Hintergrundmusik
Sprache wird nur in einem Teilbereich benötigt
bestehende Technik kann gemeinsam genutzt werden
einzelne Bereiche werden zeitlich nacheinander verwendet
Entscheidend ist nicht, möglichst viel Material einzusetzen.
Entscheidend ist, die gewünschte Nutzung sinnvoll abzudecken.
Grundsätzlich können mehrere Beschallungsbereiche technisch miteinander verbunden oder gemeinsam angesteuert werden.
Ob das sinnvoll ist, hängt jedoch stark von der Situation ab.
Zu berücksichtigen sind beispielsweise:
Entfernung
vorhandene Kabelwege
bauliche Gegebenheiten
Outdoor-Bereiche
getrennte Gebäude
gewünschte Lautstärken
unterschiedliche Programminhalte
Aufbauaufwand
Manchmal ist eine gemeinsame Lösung sinnvoll.
In anderen Fällen sind unabhängige Systeme einfacher und zuverlässiger.
Ein weiterer wichtiger Punkt:
Nicht jeder Veranstaltungsbereich soll gleich laut sein.
Beispiel:
Tanzfläche
Hier darf Musik kräftig und präsent sein.
Essbereich
Hier sollen Gespräche weiterhin möglich bleiben.
Terrasse
Hier reicht möglicherweise dezente Hintergrundmusik.
Außenbereich
Hier soll eventuell gar keine Beschallung stattfinden.
Deshalb sollte die Lautstärke nicht nur technisch, sondern auch räumlich geplant werden.
Dasselbe Prinzip gilt für Beleuchtung.
Eine Tanzfläche benötigt andere Beleuchtung als:
ein Essbereich
ein Empfang
eine Terrasse
ein Weg
ein Cateringbereich
ein Eingang
Dabei kann zwischen gestalterischer und funktionaler Beleuchtung unterschieden werden.
Nicht jeder Bereich braucht farbiges Veranstaltungslicht.
Aber Wege und Übergänge sollten auch nach Einbruch der Dunkelheit sinnvoll nutzbar bleiben.
Die Veranstaltung besteht aus vier Bereichen:
1. Empfang im Garten
Dezente Hintergrundmusik.
2. Dinner im Zelt
Hintergrundmusik und Mikrofon für Reden.
3. Tanzfläche in einer Scheune
DJ-Anlage und Partylicht.
4. Terrasse zwischen Zelt und Scheune
Keine eigentliche Partybeschallung, aber Beleuchtung und eventuell leise Hintergrundmusik.
Auf einer Materialliste könnte zunächst nur stehen:
„DJ mit Ton und Licht“.
Für die tatsächliche Veranstaltung fehlen damit aber möglicherweise drei weitere Nutzungsbereiche.
Genau deshalb sollte die Planung zuerst den Ablauf und erst anschließend die Materialauswahl betrachten.
Die Aussage
„Steckdosen sind genug vorhanden“
reicht für eine größere Veranstaltung nicht aus.
Entscheidend ist, welche Verbraucher gleichzeitig betrieben werden und über welche Stromkreise diese versorgt werden.
Neben der Veranstaltungstechnik können beispielsweise Catering, Kühlung, Kaffeemaschinen, DJ-Technik und Außenbeleuchtung gleichzeitig Strom benötigen.
Deshalb sollte die Stromversorgung möglichst geklärt werden, bevor sämtliche beteiligten Dienstleister ihren Bedarf unabhängig voneinander planen.
→ Weiterführender Fachartikel: Reicht der Hausstrom für eine Feier mit 100 Gästen?
Catering bedeutet nicht automatisch nur Speisen und Personal.
Je nach Konzept können benötigt werden:
Kühlung
Kaffeemaschinen
Warmhaltegeräte
Arbeitsbeleuchtung
Spültechnik
zusätzliche elektrische Geräte
Wasser
geeignete Arbeits- und Aufstellflächen
Damit greift das Catering direkt auf dieselbe Infrastruktur zu, die möglicherweise auch für die Veranstaltungstechnik benötigt wird.
Die Anforderungen sollten deshalb frühzeitig zusammengeführt werden.
Die Tanzfläche ist häufig der erste Bereich, für den Ton und Licht geplant werden.
Eine Veranstaltung beginnt aber möglicherweise schon Stunden vorher.
Beispiele:
Empfang im Garten
freie Trauung
Hintergrundmusik während des Essens
Terrasse
Lounge-Bereich
Außenbereich für Raucher
späterer Wechsel in einen anderen Raum
Nicht jeder dieser Bereiche benötigt eine eigene große technische Ausstattung.
Sie sollten aber zumindest in der Planung vorkommen.
Beispiel aus der Praxis
100 Gäste – Empfang draußen, Dinner im Zelt, Party in einer Scheune
Die Technik für die Tanzfläche allein löst weder die Hintergrundmusik beim Empfang noch die Sprachverständlichkeit während einer Rede im Zelt.
Deshalb sollte zuerst der Ablauf betrachtet werden und erst danach die benötigte Technik.
Bei einer kleinen Tischgesellschaft kann eine Rede ohne Mikrofon problemlos funktionieren.
Bei einer größeren Feier verändert sich das schnell.
Störgeräusche, große Räume, Zelte oder Außenflächen erschweren die Sprachverständlichkeit.
Dabei wird das Mikrofon häufig erst kurz vor der ersten Rede zum Thema.
Sinnvoller ist es, bereits vorher zu klären:
Sind Reden geplant?
Wo finden diese statt?
Sprechen mehrere Personen?
Soll Musik oder eine Präsentation eingebunden werden?
Muss das Gesprochene in mehreren Bereichen hörbar sein?
So lässt sich die benötigte Technik frühzeitig berücksichtigen.
Bei Tageslicht erscheint ein Grundstück schnell ausreichend beleuchtet.
Nach Sonnenuntergang sieht dieselbe Fläche völlig anders aus.
Neben dekorativer Beleuchtung können deshalb auch funktionale Bereiche relevant werden:
Zugänge
Wege zum Parkplatz
Übergänge zwischen Haus und Garten
Treppen
Cateringbereiche
Sanitärwege
Zelteingänge
Transportwege
Eine gut beleuchtete Tanzfläche löst diese Bereiche nicht automatisch.
Beleuchtung sollte deshalb nicht ausschließlich als Dekoration betrachtet werden.
Bei der Planung wird häufig betrachtet, wann Technik geliefert wird.
Weniger Beachtung findet die Frage, wie das Material vom Fahrzeug tatsächlich zum Aufbauort gelangt.
Problematisch können beispielsweise sein:
schmale Einfahrten
Tore
Treppen
Kieswege
weiche Wiesen
große Entfernungen zwischen Parkplatz und Veranstaltungsfläche
eingeschränkte Zufahrtszeiten
Auch mehrere gleichzeitig anliefernde Dienstleister können zum Problem werden.
Zeltbauer, Catering, Floristik, Mobiliar und Veranstaltungstechnik benötigen möglicherweise dieselben Zufahrten und Flächen.
Eine Veranstaltung mit Beginn um 17 Uhr bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche Dienstleister um 15 Uhr problemlos mit dem Aufbau beginnen können.
Einige Arbeiten bauen aufeinander auf.
Beispielsweise kann Beleuchtung erst sinnvoll montiert werden, wenn ein Zelt steht. Mobiliar benötigt freie Flächen. Catering muss möglicherweise eingerichtet werden, nachdem größere Technik eingebracht wurde.
Deshalb sollten nicht nur der Veranstaltungsbeginn, sondern auch die Aufbauzeiten und Reihenfolge der Gewerke abgestimmt werden.
Bei umfangreicheren Veranstaltungen beziehen wir abhängig vom Projekt auch Anlieferung, Aufbauzeiten und Schnittstellen zu weiteren Gewerken in die Planung ein.
Dafür können unter anderem eigene Aufbau- und Logistikabfragen genutzt werden.
Diese Unterlagen stellen wir unseren Kunden im Rahmen der jeweiligen Projektplanung zur Verfügung.
Bei einer Veranstaltung im Freien sollte nicht nur gefragt werden:
„Wie wird das Wetter?“
Wichtiger ist:
„Was verändern wir, wenn das Wetter anders wird?“
Zu betrachten sind beispielsweise:
Regen
Wind
starke Hitze
aufgeweichter Untergrund
nicht mehr befahrbare Flächen
notwendige Verlagerung von Programmpunkten
Wetterschutz für Technik und Arbeitsbereiche
Ein sinnvoller Schlechtwetterplan besteht deshalb nicht nur aus einem zusätzlichen Pavillon.
Er berücksichtigt, wie sich eine Wetteränderung auf die gesamte Veranstaltung auswirkt.
→ Weiterführender Fachartikel: Outdoor feiern – was passiert bei Regen, Wind oder großer Hitze?
Viele DJs bringen ihre eigene Beschallungs- und Lichttechnik für die Tanzfläche mit.
Das kann vollkommen ausreichend sein.
Trotzdem bleiben möglicherweise andere Bereiche offen:
Empfang
freie Trauung
Reden
Hintergrundmusik während des Essens
zusätzliche Veranstaltungsbereiche
Präsentationen
Stromversorgung
Deshalb sollte vorab geklärt werden, welchen Bereich der DJ technisch tatsächlich übernimmt.
→ Weiterführender Fachartikel: DJ bringt Technik mit – was muss trotzdem noch geplant werden?
Bei größeren Feiern arbeiten häufig mehrere Dienstleister gleichzeitig.
Jeder einzelne kann seinen Bereich gut vorbereitet haben und trotzdem kann ein Problem entstehen.
Typisches Beispiel:
Das Catering erwartet einen bestimmten Stromanschluss.
Die Location geht davon aus, dass das Catering diesen selbst mitbringt.
Der Veranstaltungstechniker erfährt beim Aufbau erstmals von dem zusätzlichen Verbraucher.
Das eigentliche Problem liegt dann nicht bei einem einzelnen Dienstleister, sondern an der fehlenden Schnittstellenklärung.
Deshalb sollte frühzeitig feststehen:
Wer benötigt was?
Wer stellt was bereit?
Wer darf vorhandene Infrastruktur nutzen?
Wer koordiniert Änderungen?
So arbeiten wir bei betreuten Projekten
Bei umfangreicheren Projekten erfassen wir je nach Veranstaltung auch technische Schnittstellen zu weiteren Beteiligten.
Dafür können beispielsweise Gewerke- und Ansprechpartnerabfragen eingesetzt werden.
Diese helfen dabei, Zuständigkeiten frühzeitig sichtbar zu machen.
Die vollständigen Planungsunterlagen sind Bestandteil unserer Projektarbeit und werden nicht als allgemeine Checkliste veröffentlicht.
Viele private Veranstaltungen werden bis zum Beginn detailliert geplant.
Der Abbau wird dagegen häufig nur mit dem Gedanken
„Das machen wir danach“
berücksichtigt.
Dabei können wichtige Fragen entstehen:
Wann endet die Veranstaltung?
Kann unmittelbar danach abgebaut werden?
Gibt es Ruhezeiten oder Einschränkungen?
Ist die Fläche nachts ausreichend beleuchtet?
Können Fahrzeuge wieder bis zum Aufbauort fahren?
Sind Helfer oder Dienstleister noch verfügbar?
Wann müssen Mietgegenstände zurückgegeben werden?
Gerade bei größeren Materialmengen sollte der Abbau nicht erst nach Veranstaltungsende organisiert werden.
Auch eine gut geplante Feier bleibt dynamisch.
Beispiele:
Eine zusätzliche Rede kommt hinzu.
Der Empfang wird wegen des Wetters verlegt.
Die Band benötigt doch mehr Aufbauzeit.
Das Catering bringt ein weiteres Gerät mit.
Der Veranstaltungsablauf verschiebt sich.
Deshalb sollte eine Planung nicht nur für den perfekten Ablauf funktionieren.
Sie sollte auch genügend Spielraum für realistische Änderungen lassen.
Das bedeutet nicht, für jede Eventualität doppelte Technik vorzuhalten.
Es bedeutet vielmehr, wichtige Abhängigkeiten früh zu kennen.
Nur die Tanzfläche planen
Die Party ist wichtig, aber sie ist häufig nur ein Teil des Veranstaltungstages.
Einen Lautsprecher einfach lauter drehen
Mehr Lautstärke löst nicht automatisch das Problem einer zu großen oder ungünstig aufgeteilten Fläche.
Reden nicht einplanen
Ein Mikrofon sollte nicht erst organisiert werden, wenn der erste Gast sprechen möchte.
Technik während der Veranstaltung mehrfach umbauen wollen
Ein Umbau kann funktionieren.
Er muss aber zeitlich und organisatorisch in den Ablauf passen.
Übergänge zwischen Bereichen vergessen
Gäste bewegen sich zwischen den Bereichen.
Auch Wege, Beleuchtung und mögliche Kabelwege spielen deshalb eine Rolle.
Davon ausgehen, dass ein Dienstleister alles übernimmt
DJ, Location und Veranstaltungstechnik können unterschiedliche Aufgaben haben.
Die Zuständigkeiten sollten vorher klar sein.
Technik zur Selbstabholung
Eine Selbstabholung kann gut funktionieren, wenn:
nur ein oder zwei überschaubare Bereiche genutzt werden
Technik selbst aufgebaut und bedient werden kann
keine komplexen Übergänge erforderlich sind
der Ablauf einfach bleibt
vorhandene Infrastruktur bekannt ist
Viele Lautsprecher, Mikrofone und Beleuchtungskomponenten können direkt über unseren Mietkatalog angefragt werden.
→ Veranstaltungstechnik im Mietkatalog anfragen
Veranstaltung gemeinsam planen
Eine betreute Umsetzung kann sinnvoll sein, wenn:
mehrere Bereiche gleichzeitig versorgt werden
verschiedene Lautstärken oder Inhalte benötigt werden
Reden und Programmpunkte integriert werden
DJ oder Band eingebunden werden
längere Kabelwege oder Outdoor-Bereiche entstehen
Technik während des gesamten Veranstaltungsablaufs funktionieren muss
Auf- und Abbau übernommen werden sollen
Dann betrachten wir nicht nur die Tanzfläche, sondern die Veranstaltung als Gesamtablauf.
→ Veranstaltung gemeinsam mit uns planen
Bei mehreren Veranstaltungsbereichen beginnen wir nicht mit:
„Wie viele Lautsprecher brauchen wir?“
Sondern mit:
„Wo befinden sich die Gäste zu welchem Zeitpunkt und was soll dort passieren?“
Daraus entsteht eine Art technische Ablaufplanung.
Erst dann lässt sich sinnvoll entscheiden:
welche Bereiche Technik benötigen
welche Bereiche gemeinsam versorgt werden können
wo unabhängige Lösungen sinnvoll sind
welche Technik wann benötigt wird
Bei betreuten Projekten unterstützen uns dabei eigene Ablauf-, Bereichs- und Schnittstellenabfragen.
Diese Unterlagen gehören zu unserer Projektarbeit und werden unseren Kunden im Rahmen der Planung zur Verfügung gestellt.
Warum eine private Veranstaltungsfläche andere Anforderungen stellen kann als eine vollständig ausgestattete Eventlocation.
Warum vorhandene Steckdosen allein noch nichts darüber aussagen, ob eine Stromversorgung für die geplante Veranstaltung ausreicht.
→ Artikel lesen
Welche technischen Bereiche häufig nicht automatisch Bestandteil des DJ-Setups sind.
→ Artikel lesen
Wenn Empfang, Essen, Reden, Tanzfläche und Außenbereiche technisch aufeinander abgestimmt werden sollen, unterstützen wir Sie bei Planung, Aufbau und Umsetzung.
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