Feiern auf einer Wiese: Was muss technisch geplant werden?

Das Wichtigste in Kürze

• Eine freie Wiese bietet viel Platz, aber häufig kaum vorhandene Infrastruktur.

• Stromversorgung, Beleuchtung, Zufahrt, Untergrund, Wetter und Transportwege müssen besonders früh betrachtet werden.

• Die reine Größe der Fläche sagt wenig darüber aus, wie gut sie als Veranstaltungsort geeignet ist.

• Bei Regen kann sich die Nutzbarkeit einer Wiese erheblich verändern.

• Beschallung im Freien funktioniert anders als in geschlossenen Räumen.

• Je mehr temporäre Infrastruktur benötigt wird, desto wichtiger wird eine abgestimmte Gesamtplanung.

 

 

In diesem Artikel

• Warum eine Wiese keine fertige Eventlocation ist

• Stromversorgung auf freien Flächen

• Zufahrt und Anlieferung

• Untergrund und Befahrbarkeit

• Beschallung im Freien

• Beleuchtung und Wege

• Catering und weitere Gewerke

• Wetterschutz

• Auf- und Abbau

• Typische Planungsfehler

• Selbstabholung oder betreute Umsetzung?

 

 

Warum eine Wiese keine fertige Eventlocation ist

In einer klassischen Veranstaltungsstätte sind viele Voraussetzungen bereits vorhanden.

Zum Beispiel:

• Strom

• Beleuchtung

• Toiletten

• Zugänge

• befestigte Wege

• Räume

• wettergeschützte Bereiche

• definierte Aufbauflächen

Auf einer Wiese kann nahezu alles davon fehlen.

Das bedeutet nicht, dass die Fläche ungeeignet ist.

Es bedeutet aber, dass die Veranstaltung stärker von Grund auf geplant werden muss.

Beispiel aus der Planung

120 Gäste auf einer privaten Wiese hinter einem Hof

Geplant sind:

• Zelt

• Catering

• DJ

• Tanzfläche

• Beleuchtung

• Sitzmöbel

• Außenbereich

Die Wiese selbst bietet zunächst nur Fläche.

Strom, Wege, Wetterschutz, Licht und technische Versorgung müssen erst geschaffen oder von angrenzenden Gebäuden herangeführt werden.

Damit wird aus einer einfachen Fläche schnell ein umfangreicheres Infrastrukturprojekt.

 

 

Woher kommt der Strom?

Eine der ersten Fragen sollte lauten:

Welche Stromversorgung steht tatsächlich zur Verfügung?

Mögliche Situationen sind:

• Strom aus einem angrenzenden Gebäude

• vorhandener CEE-Anschluss

• längere Zuleitung zur Veranstaltungsfläche

• zusätzliche Stromverteilung

• Stromerzeuger

Welche Lösung sinnvoll ist, hängt unter anderem davon ab:

• wie weit die Fläche vom nächsten Anschluss entfernt ist

• welche Verbraucher benötigt werden

• welche Leistung vorhanden ist

• wie Leitungswege geführt werden können

• welche weiteren Gewerke Strom benötigen

Gerade auf freien Flächen sollte die Stromplanung deshalb nicht erst beim Aufbau erfolgen.

→ Weiterführender Fachartikel: Reicht der Hausstrom für eine Feier mit 100 Gästen?

 

So arbeiten wir bei betreuten Projekten

Bei umfangreicheren Projekten erfassen wir relevante Verbraucher, vorhandene Anschlüsse und benötigte Versorgungsbereiche vorab.

Dafür nutzen wir je nach Veranstaltung eine eigene Strom- und Verbraucherabfrage.

So lassen sich Anforderungen von Veranstaltungstechnik, Catering, DJ und weiteren Beteiligten frühzeitig zusammenführen.

Diese vollständigen Unterlagen sind Bestandteil unserer Projektplanung und werden nicht als allgemeine Checkliste veröffentlicht.

 

 

Entfernung wird auf einer freien Fläche schnell zum Kosten- und Planungsfaktor

Auf einer Wiese liegen einzelne Bereiche häufig weiter auseinander als in einem Gebäude.

Das betrifft zum Beispiel:

• Stromverteilung

• Lautsprecher

• Beleuchtung

• Catering

• Sanitärbereiche

• Parkplätze

• Lagerflächen

• Technikpositionen

Je größer die Entfernungen werden, desto länger werden auch Transport- und Leitungswege.

Deshalb ist es sinnvoll, die Fläche nicht nur als Ganzes zu betrachten, sondern frühzeitig in Funktionsbereiche zu gliedern.

 

 

Zufahrt und Anlieferung

Eine Wiese kann für Gäste leicht erreichbar sein und für Transportfahrzeuge trotzdem schwierig.

Wichtige Fragen sind:

• Gibt es eine befestigte Zufahrt?

• Wie breit ist diese?

• Können Fahrzeuge bis zur Veranstaltungsfläche fahren?

• Gibt es Engstellen?

• Wo kann entladen werden?

• Wo können Fahrzeuge anschließend stehen?

• Müssen schwere Materialien über die Wiese transportiert werden?

Besonders wichtig:

Die Zufahrt sollte nicht nur für trockenes Wetter betrachtet werden.

Eine problemlos befahrbare Wiese kann nach starkem Regen ganz anders aussehen.

Der Untergrund gehört zur technischen Planung

Eine Wiese ist nicht automatisch eine ebene Fläche.

Typisch können sein:

• Unebenheiten

• Gefälle

• weiche Stellen

• Löcher

• feuchte Bereiche

• unterschiedliche Bodenfestigkeit

Das kann Einfluss haben auf:

• Aufstellung von Technik

• Mobiliar

• Zelte

• Transport

• Kabelwege

• Gästewege

• Arbeitsflächen

Deshalb sollte die konkrete Veranstaltungsfläche vorher besichtigt oder zumindest ausreichend dokumentiert werden.

 

 

Was passiert bei Regen?

Regen kann die Veranstaltung auf einer Wiese wesentlich stärker beeinflussen als in einer befestigten Location.

Neben der eigentlichen Veranstaltungsfläche können betroffen sein:

• Zufahrt

• Parkmöglichkeiten

• Transportwege

• Standflächen

• Kabelwege

• Aufbau

• Abbau

Eine trockene Wiese am Morgen kann am Abend eine völlig andere Oberfläche haben.

Deshalb gehört die Frage

„Was passiert, wenn der Boden nass wird?“

bereits in die Planungsphase.

→ Weiterführender Fachartikel: Outdoor feiern – was passiert bei Regen, Wind oder großer Hitze?

 

 

Beschallung auf einer Wiese funktioniert anders als in einem Raum

In einem geschlossenen Raum wirken Wände, Decke und Raumgeometrie auf die Schallausbreitung.

Auf einer freien Fläche fehlen diese Begrenzungen.

Dadurch entstehen andere Anforderungen.

Relevant sind beispielsweise:

• Größe der zu beschallenden Fläche

• Position der Gäste

• gewünschte Lautstärke

• Sprache oder Musik

• Tanzfläche

• Entfernung einzelner Bereiche

• Nachbarschaft und Umgebung

Eine einzelne sehr laute Anlage ist nicht automatisch die beste Lösung.

Je nach Fläche kann eine gezieltere oder verteilte Beschallung sinnvoller sein.

 

 

Nicht die ganze Wiese muss beschallt werden

Gerade bei großen freien Flächen entsteht schnell die Annahme:

„Wir müssen überall Musik hören können.“

Das ist häufig weder notwendig noch sinnvoll.

Besser ist es, vorher festzulegen:

• Wo befinden sich die Gäste hauptsächlich?

• Wo ist der Essbereich?

• Wo ist die Tanzfläche?

• Gibt es ruhige Zonen?

• Wo sollen Reden stattfinden?

Dadurch lässt sich Beschallung auf die tatsächlich benötigten Bereiche konzentrieren.

 

 

 

Beleuchtung wird auf einer Wiese besonders wichtig

Auf einer freien Fläche fehlt häufig jede vorhandene Grundbeleuchtung.

Nach Einbruch der Dunkelheit müssen deshalb verschiedene Bereiche separat betrachtet werden.

Zum Beispiel:

• Veranstaltungsbereich

• Zelt

• Wege

• Toiletten

• Parkplatz

• Catering

• Zugänge

• Technik

• Arbeitsflächen

Dabei sollte zwischen atmosphärischer und funktionaler Beleuchtung unterschieden werden.

Ein schön beleuchtetes Zelt bedeutet nicht automatisch, dass der Weg zum Parkplatz ausreichend nutzbar ist.

 

 

Große Entfernungen verändern auch die Beleuchtungsplanung

Liegt der Parkplatz beispielsweise 80 Meter entfernt, entsteht ein anderer Aufwand als bei einer befestigten Location mit beleuchtetem Eingang.

Das gilt ebenso für:

• Sanitärbereiche

• Catering

• Lagerflächen

• Nebenzugänge

Deshalb sollte die gesamte tatsächlich genutzte Fläche betrachtet werden – nicht nur der Bereich, in dem gefeiert wird.

 

 

Catering auf einer freien Fläche

Auch ein Cateringdienst benötigt Infrastruktur.

Je nach Konzept können erforderlich sein:

• Strom

• Wasser

• Beleuchtung

• Kühlung

• Arbeitsfläche

• Lagerfläche

• befestigter Untergrund

• Zufahrt

Ein Cateringbereich sollte deshalb nicht erst dann festgelegt werden, wenn das Zelt und sämtliche anderen Bereiche bereits aufgebaut sind.

Temporäre Infrastruktur braucht Platz

Auf einer Wiese entsteht häufig mehr technischer Platzbedarf als erwartet.

Denn neben dem eigentlichen Gästebereich benötigen möglicherweise auch diese Bereiche Fläche:

• Catering

• Technik

• Lager

• Transport

• Generator oder Stromverteilung

• Zelttechnik

• Müll

• Service

• Fahrzeuge

Ein großzügiges Gelände kann dadurch trotzdem schnell strukturiert werden müssen.

 

So arbeiten wir bei betreuten Projekten

Bei Veranstaltungen auf freien Flächen betrachten wir abhängig vom Umfang nicht nur die eigentliche Veranstaltungsfläche.

Je nach Projekt erfassen wir auch:

• Zufahrt

• Aufbauflächen

• Versorgungsbereiche

• Strom

• Kabelwege

• Catering

• Technikpositionen

• Wetterschutz

• Logistik

Dafür können eigene Location-, Outdoor- und Logistikabfragen eingesetzt werden.

Diese detaillierten Unterlagen stehen unseren Kunden im Rahmen der gemeinsamen Projektplanung zur Verfügung.

 

 

Wie wichtig ist ein Lageplan?

Bei größeren Wiesenveranstaltungen kann bereits eine einfache Skizze sehr hilfreich sein.

Darauf lassen sich beispielsweise markieren:

• Zelt

• Bühne oder Tanzfläche

• Catering

• Stromanschluss

• Technik

• Toiletten

• Parkflächen

• Zufahrt

• Wege

Dadurch werden Entfernungen und mögliche Konflikte deutlich früher sichtbar.

Bei umfangreicheren Projekten kann daraus eine detailliertere technische Planung entstehen.

 

 

Aufbau auf einer Wiese

Aufbauzeiten sollten großzügiger betrachtet werden als bei einer perfekt zugänglichen Halle.

Denn zusätzliche Zeit kann entstehen durch:

• lange Wege

• unbefestigten Untergrund

• schwierige Zufahrt

• Materialtransport

• parallelen Aufbau anderer Gewerke

• Wetter

• fehlende Beleuchtung bei späterem Aufbau

Auch die Reihenfolge kann relevant werden.

Beispielsweise sollte schweres Material möglichst transportiert werden können, bevor andere Aufbauten Wege blockieren.

 

 

Und der Abbau?

Bei einer Veranstaltung, die nachts endet, findet der Abbau möglicherweise unter völlig anderen Bedingungen statt als der Aufbau.

Es ist dunkel.

Der Untergrund kann feucht sein.

Gäste verlassen gleichzeitig die Fläche.

Fahrzeuge müssen wieder auf das Gelände.

Deshalb sollte auch der Abbau bereits vorher berücksichtigt werden.

 

 

Beispiel: Was aus „nur einer Wiese“ werden kann

Geplant ist eine Feier mit 150 Gästen.

Benötigt werden:

Gästebereich

Zelt, Mobiliar und Beleuchtung.

Tanzfläche

DJ, Ton und Licht.

Catering

Kühlung, Arbeitsfläche und Strom.

Außenbereich

Wegebeleuchtung und Aufenthaltsfläche.

Technik

Stromverteilung und Leitungswege.

Logistik

Anlieferung, Lagerung und spätere Abholung.

Die Wiese selbst bleibt dabei unverändert.

Die benötigte temporäre Infrastruktur macht sie jedoch erst zur nutzbaren Veranstaltungsfläche.

 

 

Häufige Fehler bei Veranstaltungen auf einer Wiese

 

Die Größe der Fläche mit guter Eignung gleichsetzen

Viel Platz löst keine Fragen zu Strom, Zufahrt oder Untergrund.

 

Nur die Veranstaltungsfläche betrachten

Parkplatz, Toiletten, Catering und Wege gehören ebenfalls zur Veranstaltung.

 

Strom über sehr lange Wege improvisieren

Stromversorgung sollte vorab geplant und fachlich passend umgesetzt werden.

 

Befahrbarkeit nur bei trockenem Wetter beurteilen

Regen kann eine Wiese erheblich verändern.

 

Beleuchtung nur im Zelt einplanen

Auch Wege und Funktionsbereiche können Beleuchtung benötigen.

 

Die komplette Fläche beschallen wollen

Eine gezielte Nutzung einzelner Zonen ist häufig sinnvoller.

 

Den Abbau vergessen

Nach Veranstaltungsende können Licht, Untergrund und Zufahrt völlig andere Bedingungen bieten.

 

 

Selbst abholen oder Wiesenveranstaltung gemeinsam planen?

 

Technik zur Selbstabholung

Eine Selbstabholung kann sinnvoll sein, wenn:

• die Veranstaltungsfläche überschaubar ist

• ein geeigneter Stromanschluss in unmittelbarer Nähe vorhanden ist

• nur wenige technische Geräte benötigt werden

• Wetterschutz vorhanden ist

• Aufbau und Bedienung selbst übernommen werden

→ Veranstaltungstechnik im Mietkatalog anfragen

 

Veranstaltung gemeinsam planen

Eine betreute Umsetzung wird besonders interessant, wenn:

• Strom erst zur Veranstaltungsfläche geführt oder erzeugt werden muss

• längere Leitungswege entstehen

• mehrere Veranstaltungsbereiche vorhanden sind

• umfangreiche Beleuchtung erforderlich ist

• größere Mengen Material aufgebaut werden

• mehrere Dienstleister koordiniert werden

• Outdoor- und Wetterszenarien berücksichtigt werden müssen

• Auf- und Abbau übernommen werden sollen

Dann wird aus der Materialmiete eine technische Infrastrukturplanung.

→ Veranstaltung gemeinsam mit uns planen