Outdoor feiern: Was passiert bei Regen, Wind oder großer Hitze?

Das Wichtigste in Kürze

• Bei Outdoor-Veranstaltungen sollte nicht nur die Wettervorhersage, sondern auch ein alternatives Szenario betrachtet werden.

• Regen, Wind und Hitze wirken sich auf unterschiedliche Bereiche der Veranstaltung aus.

• Technik im Außenbereich benötigt geeignete Bedingungen und darf nicht einfach wie Technik in einem Innenraum behandelt werden.

• Temporäre Aufbauten müssen entsprechend ihrer vorgesehenen Verwendung und den jeweiligen Vorgaben betrieben werden.

• Auch Zufahrt, Kabelwege, Untergrund und Veranstaltungsablauf können sich durch Wetter verändern.

• Je größer die Veranstaltung wird, desto wichtiger sind vorher definierte Zuständigkeiten und Entscheidungen bei Wetteränderungen.

In diesem Artikel

• Warum „hoffentlich bleibt es trocken“ kein Schlechtwetterplan ist

• Was Regen verändert

• Warum der Untergrund wichtig wird

• Welche Rolle Wind spielt

• Was bei großer Hitze berücksichtigt werden sollte

• Gewitter und plötzliche Wetteränderungen

• Technik im Außenbereich

• Zelte und temporäre Aufbauten

• Aufbau und Logistik bei schlechtem Wetter

• Wer entscheidet über Änderungen?

• Typische Planungsfehler

• Selbstabholung oder betreute Umsetzung?

Ein Schlechtwetterplan beginnt nicht mit einem Pavillon

Bei einer Outdoor-Feier wird häufig zuerst gefragt:

„Was machen wir, wenn es regnet?“

Die Antwort lautet dann beispielsweise:

„Dann haben wir ein Zelt.“

Damit ist aber noch nicht automatisch die gesamte Veranstaltung abgesichert.

Denn eine Wetteränderung kann gleichzeitig mehrere Bereiche beeinflussen:

• Empfang

• Sitzplätze

• Catering

• Technik

• Tanzfläche

• Wege

• Zufahrt

• Aufbau

• Stromversorgung

• Programmpunkte

Ein sinnvoller Schlechtwetterplan betrachtet deshalb nicht nur einen Unterstand.

Er betrachtet die Auswirkungen auf den gesamten Ablauf.

Beispiel: Gartenparty mit 100 Gästen

Geplant ist:

16:00 Uhr – Empfang im Garten

18:00 Uhr – Essen im Zelt

20:00 Uhr – Reden

22:00 Uhr – Party in einem überdachten Bereich

Solange es trocken bleibt, funktioniert dieser Ablauf problemlos.

Beginnt es am Nachmittag dauerhaft zu regnen, entstehen jedoch neue Fragen:

• Wohin wird der Empfang verlegt?

• Reicht die überdachte Fläche für alle Gäste?

• Muss Beschallung umgesetzt werden?

• Bleiben die Wege zwischen den Bereichen nutzbar?

• Können Catering und Service weiterhin arbeiten?

• Ist der Übergang zur Tanzfläche ausreichend geschützt?

Damit verändert ein einzelner Wetterfaktor mehrere technische und organisatorische Bereiche gleichzeitig.

Was verändert Regen?

Regen ist bei einer Outdoor-Veranstaltung nicht nur eine Komfortfrage.

Je nach Intensität und Veranstaltungsort können betroffen sein:

• elektrische Geräte

• Steckverbindungen

• Kabelwege

• Lautsprecher

• Beleuchtung

• Arbeitsbereiche

• Mobiliar

• Untergrund

• Zufahrten

• Gästewege

• Aufbau und Abbau

Technische Geräte sollten ausschließlich innerhalb der Bedingungen eingesetzt werden, für die sie vorgesehen sind.

Ein Gerät, das problemlos in einem Saal funktioniert, ist deshalb nicht automatisch für einen ungeschützten Außenbereich geeignet.

Der Untergrund kann zum eigentlichen Problem werden

Eine trockene Wiese kann für den Aufbau am Vormittag vollkommen unproblematisch wirken.

Nach mehreren Stunden Regen sieht dieselbe Fläche möglicherweise anders aus.

Relevant sind beispielsweise:

• Befahrbarkeit

• Standfestigkeit

• Unebenheiten

• Pfützen und Wasseransammlungen

• Transportwege

• Kabelwege

• Arbeitsbereiche

• Wege der Gäste

Besonders bei schwerem Material oder Transportfahrzeugen sollte deshalb nicht nur gefragt werden:

„Kann man dort hinfahren?“

Sondern:

„Kann man dort auch hinfahren, wenn der Boden nass ist?“

Beispiel aus der Praxis

Die Veranstaltungsfläche liegt 50 Meter hinter dem Haus auf einer Wiese.

Bei trockenem Wetter kann Material möglicherweise direkt zur Fläche transportiert werden.

Nach starkem Regen ist dieselbe Zufahrt eventuell nicht mehr sinnvoll oder sicher nutzbar.

Dann verändert sich der Aufbau:

Material muss weiter getragen werden, andere Transportwege werden erforderlich oder der Aufbau dauert länger.

Deshalb gehört der Untergrund bereits zur Logistikplanung.

Wind ist bei temporären Aufbauten besonders wichtig

Wind unterscheidet sich grundlegend von Regen.

Er kann nicht nur Komfort oder Technik beeinträchtigen, sondern Kräfte auf temporäre Aufbauten ausüben.

Das betrifft abhängig vom Aufbau beispielsweise:

• Zelte

• Pavillons

• Bühnen

• Traversen

• Banner

• Dekoration

• Beschilderung

• leichte Möbel

• weitere temporäre Konstruktionen

Für solche Systeme gelten die jeweiligen Herstellerangaben, Aufbauvorgaben und gegebenenfalls statischen beziehungsweise betrieblichen Grenzen.

Eine zusätzliche Plane oder ein Banner kann beispielsweise die Windangriffsfläche eines Aufbaus verändern.

Deshalb sollten temporäre Konstruktionen nicht nach Gefühl verändert oder zusätzlich verkleidet werden.

„Das steht doch schwer genug“ ist keine technische Bewertung

Bei Outdoor-Aufbauten wird häufig versucht, Windrisiken ausschließlich über das Gewicht eines Aufbaus einzuschätzen.

Eine fachgerechte Betrachtung ist jedoch komplexer.

Je nach System können unter anderem relevant sein:

• Bauart

• Höhe

• Fläche

• Windangriffsfläche

• Verkleidungen

• Ballastierung

• Untergrund

• Herstellerangaben

• zulässige Betriebszustände

Deshalb sollte bei entsprechend relevanten Aufbauten auf die vorgesehenen technischen Unterlagen und Vorgaben zurückgegriffen werden.

Improvisierte Einschätzungen sind hier nicht sinnvoll.

So arbeiten wir bei betreuten Projekten

Bei Outdoor-Veranstaltungen erfassen wir bereits während der Vorbereitung, welche technischen Aufbauten tatsächlich im Außenbereich vorgesehen sind.

Dazu betrachten wir je nach Projekt beispielsweise:

• Standort

• Untergrund

• Wetterschutz

• temporäre technische Aufbauten

• geplante Nutzung

• mögliche Ausweichbereiche

• Aufbau- und Abbauzeiten

Für einzelne Systeme gelten zusätzlich die jeweiligen technischen und betrieblichen Vorgaben.

Unsere projektbezogenen Outdoor- und Schlechtwetterabfragen sind Bestandteil der gemeinsamen Planung und werden nicht als allgemeine vollständige Checkliste veröffentlicht.

Was bedeutet große Hitze für eine Veranstaltung?

Outdoor-Planung wird häufig hauptsächlich mit Regen verbunden.

Auch große Hitze kann den Veranstaltungsablauf erheblich beeinflussen.

Zu betrachten sind beispielsweise:

• direkte Sonneneinstrahlung

• Aufenthaltsbereiche ohne Schatten

• aufgeheizte Zelte

• technische Geräte in direkter Sonne

• Arbeitsbedingungen während des Aufbaus

• Versorgung von Personal

• längere Aufenthaltsdauer der Gäste

Die DGUV nennt Sonneneinstrahlung und Hitze ausdrücklich als mögliche Gefährdungen bei Arbeiten im Freien und empfiehlt unter anderem, direkte Sonneneinstrahlung bereits bei der Planung möglichst zu berücksichtigen.

Bei einer privaten Feier bedeutet das beispielsweise:

Ein Zelt, das morgens angenehm ist, kann am Nachmittag bei direkter Sonne deutlich andere Bedingungen bieten.

Auch technische Aufstellorte sollten deshalb nicht ausschließlich nach optischen Gesichtspunkten gewählt werden.

Schatten ist nicht nur für Gäste relevant

Bei der Flächenplanung kann es sinnvoll sein zu prüfen:

• Wo steht die Sonne am Nachmittag?

• Welche Bereiche sind natürlich beschattet?

• Welche Bereiche heizen sich stark auf?

• Wo befinden sich technische Arbeitsplätze?

• Wo sollen sich Gäste längere Zeit aufhalten?

Gerade bei Veranstaltungen, die bereits am Nachmittag beginnen, können diese Punkte den späteren Ablauf deutlich beeinflussen.

Was ist bei Gewitter?

Gewitter sind ein eigenes Wetterrisiko.

Hier geht es nicht nur um Regen.

Blitzeinschlag gehört ebenfalls zu den von der DGUV genannten Gefährdungen bei Arbeiten und Veranstaltungen im Freien.

Bei größeren Outdoor-Veranstaltungen sollte deshalb bereits vorher geklärt sein:

• Wo können sich Personen geschützt aufhalten?

• Welche Bereiche müssen gegebenenfalls verlassen werden?

• Wer beobachtet die Wetterentwicklung?

• Wer entscheidet über eine Unterbrechung oder Veränderung?

Die konkrete Bewertung hängt dabei vom Veranstaltungsort und der Art der Veranstaltung ab.

Wetter sollte während der Veranstaltung weiter beobachtet werden

Eine Wetterentscheidung am Morgen reicht für eine ganztägige Outdoor-Veranstaltung nicht immer aus.

Wetterlagen können sich verändern.

Die DGUV empfiehlt bei entsprechenden Veranstaltungen, Wetterinformationen auch während der Veranstaltung regelmäßig zu verfolgen und bei relevanten Aufbauten festzulegen, wann Maßnahmen oder ein Abbruch erforderlich werden.

Das bedeutet nicht, dass bei jeder kleinen Gartenparty eine eigene Wetterzentrale benötigt wird.

Aber bei größeren Outdoor-Projekten sollte klar sein, wer die Entwicklung im Blick behält und wer gegebenenfalls Entscheidungen trifft.

Technik im Außenbereich sollte dafür geeignet sein

Nicht jede Veranstaltungstechnik ist automatisch für jede Outdoor-Situation geeignet.

Je nach Einsatzbereich spielen beispielsweise eine Rolle:

• Schutz gegen Feuchtigkeit

• geschützte Steckverbindungen

• geeignete Verteiler

• mechanischer Schutz

• sichere Kabelwege

• geeignete Aufstellung

• Wetterschutz während des Betriebs

Auch hier gilt:

Die konkrete Auswahl und Installation hängt vom Material und den tatsächlichen Bedingungen ab.

Eine allgemein formulierte Aussage wie

„Das stellen wir einfach unter eine Plane“

ist keine professionelle technische Lösung.

Kabelwege verändern sich bei schlechtem Wetter

Ein Kabelweg, der bei trockenem Wetter problemlos über eine Wiese führt, kann bei Regen andere Anforderungen stellen.

Beispielsweise:

• Wasseransammlungen

• aufgeweichter Boden

• stärkere mechanische Belastung

• veränderte Wege der Gäste

• Umleitungen

• zusätzliche Überdachungen

Deshalb sollten Kabelwege bei Outdoor-Veranstaltungen nicht ausschließlich anhand der kürzesten Strecke geplant werden.

Zelt vorhanden – Problem gelöst?

Nicht unbedingt.

Ein Zelt kann einen wichtigen Wetterschutz bieten.

Es entstehen aber neue Fragen:

• Wie groß ist die tatsächlich nutzbare Fläche?

• Was passiert bei geschlossenen Seitenwänden?

• Wo befinden sich Ein- und Ausgänge?

• Wo steht Technik?

• Wo arbeitet das Catering?

• Wie verändern sich Wege?

• Bleibt ausreichend Platz für Gäste und Mobiliar?

• Welche Vorgaben gelten für das eingesetzte Zeltsystem?

Eine Wetterschutzlösung kann also gleichzeitig die räumliche und technische Planung verändern.

Beispiel: Der Empfang muss kurzfristig ins Zelt

Ursprünglich war das Zelt ausschließlich für das Dinner vorgesehen.

Bei Regen sollen plötzlich bereits zwei Stunden früher alle Gäste hinein.

Dadurch können sich ändern:

• Möblierung

• Beschallung

• Lautstärke

• Cateringaufbau

• Bewegungsflächen

• Beleuchtung

• Programmpunkte

Das zeigt:

Ein Ausweichplan funktioniert nur dann gut, wenn der Ausweichbereich tatsächlich für diese zusätzliche Nutzung geeignet ist.

Aufbau bei schlechtem Wetter

Wetter betrifft nicht nur die eigentliche Feier.

Vielleicht regnet es bereits während des Aufbaus.

Dann können zusätzliche Fragen entstehen:

• Kann Material trocken transportiert werden?

• Sind Arbeitsflächen geschützt?

• Kann die Technik überhaupt zum vorgesehenen Zeitpunkt aufgebaut werden?

• Sind Fahrzeuge auf dem Gelände einsetzbar?

• Verlängern sich Aufbauzeiten?

• Müssen Arbeitsschritte anders organisiert werden?

Auch deshalb sollte zwischen Veranstaltungsbeginn und Aufbau nicht zu knapp geplant werden.

Was passiert beim Abbau?

Ein häufig übersehener Punkt:

Die Veranstaltung endet vielleicht nachts – und genau dann beginnt der Abbau.

Möglicherweise ist der Untergrund inzwischen nass, es ist dunkel und die Zufahrt schlechter als am Nachmittag.

Deshalb sollte auch der Rückbau Teil der Outdoor-Planung sein.

Zu betrachten sind beispielsweise:

• Beleuchtung

• Zufahrt

• Personal

• Wetterschutz

• Zwischenlagerung

• sichere Transportwege

Wer entscheidet bei Wetteränderungen?

Gerade wenn mehrere Dienstleister beteiligt sind, sollte die Entscheidungsstruktur klar sein.

Denn der DJ entscheidet über seinen Bereich.

Der Caterer über seine Geräte.

Der Zeltbauer über sein System.

Der Veranstaltungstechniker über seine technischen Aufbauten.

Die gesamte Veranstaltung benötigt aber gegebenenfalls eine übergeordnete Entscheidung.

Deshalb sollte vorab geklärt werden:

• Wer ist Veranstalter beziehungsweise Ansprechpartner?

• Wer ist vor Ort entscheidungsbefugt?

• Welche Dienstleister müssen einbezogen werden?

• Welche Maßnahmen sind bereits festgelegt?

• Welche technischen Systeme haben eigene Betriebsgrenzen?

Je komplexer die Veranstaltung, desto wichtiger wird diese Abstimmung.

So arbeiten wir bei betreuten Projekten

Bei entsprechend umfangreichen Outdoor-Projekten stimmen wir technische Wetterthemen nicht erst dann ab, wenn das Wetter umschlägt.

Je nach Veranstaltung können wir beispielsweise erfassen:

• Outdoor-Technik

• Wetterschutz

• Ausweichbereiche

• Untergrund

• Transportwege

• temporäre Aufbauten

• Aufbau- und Abbausituation

• beteiligte Ansprechpartner

Daraus können projektbezogene Maßnahmen und Abstimmungen entstehen.

Diese detaillierten Arbeitsunterlagen sind Bestandteil unserer Projektarbeit und stehen unseren Kunden im Rahmen der gemeinsamen Planung zur Verfügung.

Häufige Fehler bei Outdoor-Veranstaltungen

Nur die Wettervorhersage betrachten

Eine gute Vorhersage ersetzt keinen Plan für eine Änderung der Wetterlage.

Einen Pavillon als universelle Lösung ansehen

Ein kleiner Wetterschutz löst nicht automatisch Fragen zu Gästen, Technik, Catering und Wegen.

Technik wie in einem Innenraum behandeln

Outdoor-Einsatz kann andere Anforderungen an Material und Installation stellen.

Wind erst dann berücksichtigen, wenn es bereits stark weht

Bei relevanten temporären Aufbauten müssen Vorgaben und mögliche Maßnahmen vorher bekannt sein.

Untergrund nicht berücksichtigen

Eine Wiese kann bei trockenem und nassem Wetter zwei völlig unterschiedliche Veranstaltungsorte darstellen.

Nur den Veranstaltungszeitraum betrachten

Auch Aufbau und Abbau finden möglicherweise unter ungünstigen Wetterbedingungen statt.

Niemanden für Wetterentscheidungen benennen

Wenn mehrere Dienstleister beteiligt sind, sollte klar sein, wer die Gesamtentscheidung trifft.

Selbst abholen oder Outdoor-Veranstaltung gemeinsam planen?

Technik zur Selbstabholung

Eine Selbstabholung kann sinnvoll sein, wenn:

• nur wenige geeignete technische Komponenten benötigt werden

• ein ausreichend geschützter Einsatzbereich vorhanden ist

• Aufbau und Bedienung selbst übernommen werden

• die Stromversorgung geklärt ist

• keine komplexen temporären Aufbauten erforderlich sind

→ Veranstaltungstechnik im Mietkatalog anfragen

Outdoor-Veranstaltung gemeinsam planen

Eine betreute Umsetzung wird interessanter, wenn:

• mehrere Außenbereiche technisch versorgt werden

• umfangreiche Strom- oder Kabelinfrastruktur benötigt wird

• größere technische Aufbauten eingesetzt werden

• Veranstaltungsbereiche bei Wetter verlegt werden müssen

• mehrere Dienstleister beteiligt sind

• umfangreicher Auf- und Abbau erforderlich ist

• technische Betreuung während der Veranstaltung gewünscht wird

Dann betrachten wir nicht nur einzelne Geräte, sondern die Auswirkungen der Outdoor-Bedingungen auf das gesamte technische Projekt.

→ Veranstaltung gemeinsam mit uns planen

Unser Ansatz: nicht das Wetter planen – sondern die Reaktion darauf

Niemand kann bei langfristiger Veranstaltungsplanung zuverlässig vorhersagen, wie das Wetter am Veranstaltungstag tatsächlich sein wird.

Deshalb ist für uns eine andere Frage wichtiger:

Welche Auswirkungen hätte eine Wetteränderung auf die geplante Veranstaltung?

Bei betreuten Projekten können wir deshalb je nach Umfang unter anderem betrachten:

• Veranstaltungsbereiche

• Outdoor-Technik

• Wetterschutz

• Untergrund

• Strom- und Kabelwege

• temporäre Aufbauten

• Logistik

• Ausweichmöglichkeiten

• Aufbau und Abbau

• beteiligte Dienstleister

Dafür nutzen wir projektbezogene Abfragen und Planungsunterlagen.

Diese stellen wir nicht als vollständige öffentliche Checkliste zur Verfügung, sondern setzen sie im Rahmen unserer gemeinsamen Projektplanung ein.