Private Feier im Zelt: Strom, Licht, Ton und Infrastruktur richtig planen

Das Wichtigste in Kürze

• Ein Zelt bietet Wetterschutz, aber nicht automatisch Strom, Beleuchtung oder Veranstaltungstechnik.

• Die benötigte Zeltgröße hängt nicht nur von der Gästezahl ab, sondern auch von Mobiliar, Tanzfläche, Catering, Technik und Verkehrsflächen.

• Stromversorgung sollte gemeinsam mit Catering, DJ und Veranstaltungstechnik betrachtet werden.

• Beschallung in einem Zelt stellt andere Anforderungen als im Freien.

• Beleuchtung sollte zwischen Atmosphäre, Veranstaltungslicht und funktionalen Bereichen unterscheiden.

• Boden, Zugänge und Übergänge zwischen Zelt und Außenbereich gehören ebenfalls zur Planung.

• Bei betreuten Projekten sollten Zelt, Technik und weitere Gewerke möglichst früh miteinander abgestimmt werden.

 

 

In diesem Artikel

• Warum ein Zelt noch keine Eventlocation ist

• Wie viel Platz tatsächlich benötigt wird

• Stromversorgung im Zelt

• Catering und elektrische Verbraucher

• Beschallung

• Reden und Mikrofone

• Beleuchtung

• Tanzfläche und DJ

• Boden und Untergrund

• Zugänge und Wege

• Wetter und Zeltseiten

• Aufbau und Abstimmung der Gewerke

• Häufige Planungsfehler

• Selbstabholung oder betreute Umsetzung?

 

 

Warum ein Zelt noch keine Eventlocation ist

Ein professioneller Veranstaltungsraum bringt normalerweise bereits einen großen Teil der Infrastruktur mit.

Dazu können gehören:

• Stromanschlüsse

• Beleuchtung

• Boden

• Zugänge

• sanitäre Einrichtungen

• befestigte Wege

• definierte Arbeitsbereiche

• vorhandene technische Anschlüsse

Bei einer Zeltveranstaltung entsteht dagegen zunächst vor allem eines:

ein überdachter Raum.

Alles Weitere muss abhängig vom Veranstaltungsort zusätzlich betrachtet werden.

Dazu gehören beispielsweise:

• Stromversorgung

• Beleuchtung

• Beschallung

• Mobiliar

• Tanzfläche

• Catering

• Boden

• Wege

• technische Aufstellflächen

Genau deshalb sollte die Zeltplanung früh mit der übrigen Veranstaltungsplanung verbunden werden.

 

 

Wie groß muss das Zelt sein?

Die Gästezahl allein reicht auch hier nicht für eine sinnvolle Einschätzung.

100 Gäste können in einem Zelt beispielsweise unterschiedlich untergebracht werden:

• ausschließlich Sitzplätze

• Bankettbestuhlung mit Tischen

• Stehtische

• Buffet

• Bar

• Bühne

• Tanzfläche

• DJ

• Technik

• Cateringbereich

Je mehr Funktionen innerhalb des Zeltes untergebracht werden sollen, desto größer wird der tatsächliche Platzbedarf.

 

Beispiel aus der Planung

100 Gäste mit Dinner und anschließender Party

Benötigt werden möglicherweise:

• Sitzplätze und Tische

• Buffet

• Bar

• DJ-Arbeitsplatz

• Lautsprecher

• Tanzfläche

• Wege zwischen den Tischen

• technische Flächen

Ein Zelt, das rein rechnerisch Platz für 100 sitzende Personen bietet, kann deshalb für den tatsächlichen Veranstaltungsablauf trotzdem zu klein sein.

 

 

Nicht alles muss im Zelt stattfinden

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Veranstaltung auf mehrere Bereiche aufzuteilen.

Zum Beispiel:

Empfang im Garten

Dinner im Zelt

Party in einer Scheune

oder:

Dinner und Tanzfläche im Zelt

Lounge und Bar im Außenbereich

Dadurch verändert sich allerdings die technische Planung.

Denn nun müssen unterschiedliche Bereiche miteinander funktionieren.

→ Weiterführender Fachartikel: Empfang, Essen und Tanzfläche – Veranstaltungstechnik für mehrere Bereiche planen

 

 

Stromversorgung: Das Zelt bringt keine Steckdosen mit

Eine der wichtigsten Fragen lautet:

Woher kommt die elektrische Versorgung?

Je nach Veranstaltungsort kann der Strom beispielsweise kommen aus:

• einem angrenzenden Wohnhaus

• einem Wirtschaftsgebäude

• vorhandenen CEE-Anschlüssen

• einer temporären Stromverteilung

• einer zusätzlichen Stromversorgung

Dabei sollte nicht nur Veranstaltungstechnik betrachtet werden.

Auch andere Gewerke benötigen möglicherweise Strom.

 

 

Welche Verbraucher können zusammenkommen?

Bei einer größeren Zeltveranstaltung können beispielsweise gleichzeitig betrieben werden:

Veranstaltungstechnik

• Beschallung

• Mikrofone

• Lichttechnik

• DJ-Technik

Beleuchtung

• Zeltbeleuchtung

• Außenbeleuchtung

• Wegebeleuchtung

• Arbeitsbeleuchtung

Catering

• Kühlung

• Kaffeemaschinen

• Warmhaltegeräte

• weitere elektrische Geräte

Weitere Verbraucher

• Bar

• Dekoration

• Präsentationstechnik

• sonstige technische Ausstattung

Deshalb sollte die elektrische Versorgung möglichst vor dem Aufbau betrachtet werden.

→ Weiterführender Fachartikel: Reicht der Hausstrom für eine Feier mit 100 Gästen?

 

So arbeiten wir bei betreuten Projekten

Bei umfangreicheren Veranstaltungen erfassen wir relevante Verbraucher und vorhandene Anschlüsse bereits während der Projektvorbereitung.

Je nach Veranstaltung nutzen wir dafür eine eigene Strom- und Verbraucherabfrage.

Dabei können Anforderungen von Veranstaltungstechnik, Catering, DJ und weiteren Beteiligten gemeinsam betrachtet werden.

Diese detaillierten Arbeitsunterlagen sind Bestandteil unserer Projektarbeit und stehen unseren Kunden im Rahmen der gemeinsamen Planung zur Verfügung.

 

 

Catering im Zelt braucht seinen eigenen Bereich

Catering benötigt häufig deutlich mehr Platz und Infrastruktur, als bei der ersten Planung angenommen wird.

Relevant können beispielsweise sein:

• Buffet

• Arbeitsflächen

• Kühlung

• Getränkestation

• Kaffeemaschinen

• Stromversorgung

• Wasser

• Lagerflächen

• Müll

• Servicewege

Dabei sollte möglichst verhindert werden, dass sich Catering, Technik und Gäste unnötig gegenseitig behindern.

Ein Buffet direkt neben einer technischen Arbeitsfläche oder mitten in einem Hauptdurchgang ist beispielsweise selten eine gute Lösung.

 

 

Beschallung im Zelt: Lauter ist nicht automatisch besser

Ein Zelt ist akustisch kein normaler Veranstaltungsraum.

Je nach Bauweise, Größe und Material können Reflexionen entstehen, gleichzeitig ist die akustische Trennung zur Umgebung häufig geringer als in einem massiven Gebäude.

Deshalb sollte die Beschallung zum tatsächlichen Veranstaltungsbereich passen.

Wichtig sind beispielsweise:

• Größe und Form des Zeltes

• Sitzordnung

• Position der Tanzfläche

• Standort des DJs

• Reden und Moderation

• gewünschte Lautstärke

• Nähe zur Umgebung und Nachbarschaft

Eine möglichst große Lautsprecheranlage löst diese Fragen nicht automatisch.

 

 

Hintergrundmusik und Party sind zwei unterschiedliche Anforderungen

Während des Essens soll Musik häufig gleichmäßig und eher dezent hörbar sein.

Später auf der Tanzfläche entstehen andere Anforderungen:

• höhere Lautstärke

• kräftigere Musikwiedergabe

• fokussierter Partybereich

• zusätzliche Lichttechnik

Deshalb kann es sinnvoll sein, die Beschallung nicht ausschließlich nach dem späteren Partybetrieb zu planen.

Beispiel aus der Planung

120 Gäste an langen Tafeln

Die Tanzfläche befindet sich an einem Ende des Zeltes.

Wenn die gesamte Beschallung ausschließlich dort steht, können Gäste in unmittelbarer Nähe schnell eine deutlich höhere Lautstärke erleben als Gäste am anderen Ende.

Deshalb sollte die Lautsprecherposition zur Nutzung des gesamten Zeltes passen.

 

 

Reden sollten überall verständlich sein

Bei größeren Feiern gehören Begrüßungen und Reden häufig zum Ablauf.

In einem Zelt können Hintergrundgeräusche, Gespräche und größere Entfernungen die Verständlichkeit erschweren.

Deshalb sollte vorher geklärt werden:

• Wo wird gesprochen?

• Wo sitzen die Gäste?

• Wird ein Funkmikrofon benötigt?

• Sind mehrere Redner geplant?

• Werden Musik oder Einspieler verwendet?

• Soll die Rede auch außerhalb des Zeltes hörbar sein?

Ein Mikrofon allein löst dabei noch nichts.

Es muss an eine Beschallung angebunden sein, die den benötigten Bereich sinnvoll versorgt.

 

 

Die Lichtplanung sollte mehrere Aufgaben erfüllen

Beleuchtung im Zelt kann unterschiedliche Funktionen haben.

Grundbeleuchtung

Damit sich Gäste und Personal sicher orientieren und bewegen können.

Atmosphärische Beleuchtung

Beispielsweise:

• farbiges Licht

• indirekte Beleuchtung

• Beleuchtung der Zeltstruktur

• Akzentlicht

Veranstaltungslicht

Zum Beispiel:

• Tanzflächenlicht

• Bühnenlicht

• Beleuchtung für Programmpunkte

Arbeits- und Funktionslicht

Zum Beispiel:

• Catering

• Bar

• technische Arbeitsplätze

• Zugangsbereiche

Eine reine Dekobeleuchtung sollte deshalb nicht automatisch als vollständige Beleuchtungslösung betrachtet werden.

 

 

Auch der Bereich vor dem Zelt muss beleuchtet werden

Die Veranstaltung endet nicht an der Zeltwand.

Zu berücksichtigen sind möglicherweise:

• Eingänge

• Übergänge zur Terrasse

• Wege zu Toiletten

• Parkplätze

• Catering

• weitere Veranstaltungsbereiche

Gerade bei Feiern, die tagsüber beginnen, wird dieser Bedarf häufig erst nach Einbruch der Dunkelheit sichtbar.

 

 

DJ und Tanzfläche frühzeitig positionieren

Die Position des DJs beeinflusst mehrere weitere Punkte.

Unter anderem:

• Lautsprecherposition

• Tanzfläche

• Kabelwege

• Stromversorgung

• Lichttechnik

• Sichtachsen

• Platzbedarf

Der DJ-Bereich sollte deshalb nicht erst dann bestimmt werden, wenn sämtliche Tische bereits gestellt sind.

 

 

„Der DJ bringt Licht und Ton mit“ – reicht das?

Für die Tanzfläche möglicherweise.

Für die gesamte Veranstaltung nicht zwangsläufig.

Nicht automatisch abgedeckt sind beispielsweise:

• Hintergrundmusik während des Empfangs

• Reden

• zusätzliche Beschallungsbereiche

• Grundbeleuchtung im Zelt

• Außenbeleuchtung

• Wegebeleuchtung

• Stromversorgung

Deshalb sollte vorab klar sein, welche Leistungen tatsächlich Teil des DJ-Angebots sind.

→ Weiterführender Fachartikel: DJ bringt Technik mit – was muss trotzdem noch geplant werden?

 

 

Boden und Untergrund werden häufig unterschätzt

Ein Zelt kann auf sehr unterschiedlichen Untergründen stehen.

Beispielsweise:

• Pflaster

• Asphalt

• Schotter

• Rasen

• Wiese

Besonders bei natürlichen Untergründen können Unebenheiten und Feuchtigkeit relevant werden.

Das betrifft unter anderem:

• Tische

• Stühle

• Tanzfläche

• technische Geräte

• Kabel

• Transport

• Gästewege

Eine Wiese kann bei trockenem Wetter problemlos wirken und nach längerem Regen völlig andere Bedingungen bieten.

 

 

Braucht das Zelt einen Boden?

Das hängt von Veranstaltungsort, Nutzung und eingesetztem Zeltsystem ab.

Ein Boden kann beispielsweise Vorteile bieten bei:

• unebenem Untergrund

• Feuchtigkeit

• Tanzfläche

• Mobiliar

• Laufkomfort

• optischer Gestaltung

Ob und welcher Boden sinnvoll oder notwendig ist, muss zum jeweiligen Zelt und Veranstaltungsort passen.

Wichtig ist vor allem, diese Frage frühzeitig zu stellen und nicht erst nach dem Aufbau der Möbel.

 

 

Übergänge zwischen Zelt und Außenfläche

Schon kleine Höhenunterschiede können bei Dunkelheit oder schlechtem Wetter störend werden.

Zu berücksichtigen sind beispielsweise:

• Zeltein- und -ausgänge

• Bodenübergänge

• Kabelwege

• Stufen

• Rampen

• matschige Bereiche

• Wege zu anderen Veranstaltungsbereichen

Gerade bei einem Zelt auf einer Wiese sollte der unmittelbare Übergangsbereich mitgedacht werden.

 

 

Was passiert, wenn die Seitenwände geschlossen werden?

Ein Zelt verändert sich erheblich, wenn Seitenwände geöffnet oder geschlossen werden.

Das kann Auswirkungen haben auf:

• Temperatur

• Luftaustausch

• Akustik

• Bewegungswege

• Licht

• Ein- und Ausgänge

• Lautstärke außerhalb des Zeltes

Eine Lösung, die bei vollständig geöffnetem Zelt geplant wurde, kann deshalb bei schlechtem Wetter und geschlossenen Seiten anders funktionieren.

 

 

Regen ist nicht das einzige Wetterthema

Ein Zelt bietet Schutz vor Regen.

Outdoor-Veranstaltungen werden aber auch durch andere Wetterbedingungen beeinflusst.

Dazu gehören beispielsweise:

• Wind

• Hitze

• Gewitter

• aufgeweichter Untergrund

Für das jeweilige Zeltsystem gelten die entsprechenden Hersteller-, Aufbau- und Betriebsvorgaben.

Temporäre Konstruktionen sollten nicht eigenmächtig verändert oder um zusätzliche windanfällige Elemente ergänzt werden.

 

 

Wärme im Zelt

Bei Sonneneinstrahlung kann sich ein Zelt deutlich aufheizen.

Das betrifft Gäste ebenso wie:

• Catering

• technische Arbeitsplätze

• elektrische Geräte

• Personal

Deshalb sollte bei Veranstaltungen in warmen Jahreszeiten bereits bei der Flächenplanung berücksichtigt werden:

• Wo steht das Zelt?

• Wann trifft direkte Sonne darauf?

• Können Seiten geöffnet werden?

• Welche Bereiche benötigen zusätzlichen Schatten?

• Wie wird die Situation verändert, wenn Seiten wegen Wetter geschlossen werden müssen?

→ Weiterführender Fachartikel: Outdoor feiern – was passiert bei Regen, Wind oder großer Hitze?

 

 

Die Reihenfolge beim Aufbau ist wichtig

Ein Veranstaltungszelt wird häufig von einem anderen Dienstleister geliefert und aufgebaut als die darin eingesetzte Technik.

Dadurch entstehen Abhängigkeiten.

Beispielsweise:

1. Zelt und gegebenenfalls Boden

2. grundlegende technische Installationen

3. Beleuchtung

4. Cateringbereiche

5. Mobiliar

6. Dekoration

7. DJ und weitere Technik

Die konkrete Reihenfolge hängt selbstverständlich vom Projekt ab.

Wichtig ist aber:

Nicht alle Gewerke können gleichzeitig dieselbe Fläche nutzen.

 

So arbeiten wir bei betreuten Projekten

Bei größeren Zeltveranstaltungen betrachten wir abhängig vom Projekt auch die Schnittstellen zwischen:

• Zeltbau

• Veranstaltungstechnik

• Catering

• Mobiliar

• DJ oder Band

• Dekoration

• weiteren Beteiligten

Dafür können eigene Aufbau-, Logistik- und Gewerkeabfragen eingesetzt werden.

Damit lassen sich notwendige Voraussetzungen und sinnvolle Aufbauzeiten möglichst vor dem Veranstaltungstag abstimmen.

Die vollständigen Unterlagen sind Bestandteil unserer Projektplanung und stehen unseren Kunden im Rahmen der Zusammenarbeit zur Verfügung.

 

Beispiel: Feier mit 150 Gästen im Zelt

Geplant sind:

Gästebereich

Bankettbestuhlung mit Tischen.

Tanzfläche

DJ mit Ton- und Lichttechnik.

Catering

Buffet, Kühlung und Kaffeemaschinen.

Außenbereich

Empfang und Lounge.

Technik

Beleuchtung, Beschallung und Stromverteilung.

Logistik

Anlieferung verschiedener Dienstleister am Vormittag.

Dadurch wird schnell deutlich:

Das Zelt selbst ist nur ein Teil der Veranstaltung.

Erst Strom, Licht, Ton, Mobiliar, Catering und Infrastruktur machen daraus einen funktionierenden Veranstaltungsort.

 

 

Häufige Fehler bei privaten Zeltveranstaltungen

 

Zeltgröße nur nach Gästezahl auswählen

Mobiliar, Tanzfläche, Catering und Technik benötigen ebenfalls Platz.

 

Davon ausgehen, dass im Zelt automatisch Strom vorhanden ist

Die Stromversorgung muss separat geplant werden.

 

Die DJ-Technik mit der gesamten Veranstaltungstechnik gleichsetzen

Grundbeleuchtung, Außenbereiche und Reden können zusätzliche Anforderungen stellen.

 

Wege außerhalb des Zeltes vergessen

Toiletten, Parkplatz und weitere Veranstaltungsbereiche bleiben auch nachts relevant.

 

Catering erst nach der Zeltplanung positionieren

Catering benötigt Fläche, Strom und Arbeitswege.

 

Den Untergrund nicht berücksichtigen

Besonders auf Rasen oder Wiesen können Boden und Wetter die Nutzung beeinflussen.

 

Zelt und Technik getrennt planen

Montagepunkte, Platzbedarf, Aufbauzeiten und technische Installationen können voneinander abhängig sein.

 

Schlechtwetterplanung auf „wir haben ein Zelt“ reduzieren

Wenn bei Regen zusätzliche Gäste oder Programmpunkte ins Zelt verlegt werden, muss dafür auch tatsächlich ausreichend nutzbarer Raum vorhanden sein.

 

 

Selbst abholen oder Zeltveranstaltung gemeinsam planen?

Technik zur Selbstabholung

Eine Selbstabholung kann sinnvoll sein, wenn:

• das Zelt überschaubar groß ist

• nur wenige technische Komponenten benötigt werden

• Stromversorgung bereits geklärt ist

• Aufbau und Bedienung selbst übernommen werden können

• keine komplexen technischen Installationen erforderlich sind

Viele einzelne Lautsprecher, Mikrofone und Beleuchtungskomponenten können direkt über unseren Mietkatalog angefragt werden.

→ Veranstaltungstechnik im Mietkatalog anfragen

 

Zeltveranstaltung gemeinsam planen

Eine betreute Umsetzung wird interessanter, wenn:

• umfangreiche Beleuchtung erforderlich ist

• mehrere Beschallungsbereiche entstehen

• Catering und Veranstaltungstechnik gemeinsam versorgt werden müssen

• größere Stromverteilungen benötigt werden

• Außenbereiche technisch eingebunden werden

• mehrere Dienstleister koordiniert werden

• umfangreicher Auf- und Abbau erforderlich ist

• technische Betreuung während der Feier gewünscht wird

Dann betrachten wir Zelt und Technik als Teile eines gemeinsamen Veranstaltungsprojekts.

→ Veranstaltung gemeinsam mit uns planen

 

 

Unser Ansatz: das Zelt als temporären Veranstaltungsort betrachten

Bei einer größeren Zeltveranstaltung beginnen wir nicht mit der Frage:

„Welche Technik stellen wir ins Zelt?“

Zunächst möchten wir wissen:

Wie soll dieser temporäre Veranstaltungsort funktionieren?

Dazu gehören je nach Projekt:

• Gästezahl

• Nutzung des Zeltes

• Mobiliar

• Veranstaltungsablauf

• Catering

• Stromversorgung

• Beschallung

• Beleuchtung

• DJ oder Band

• Außenbereiche

• Untergrund

• Aufbau und Logistik

Daraus lässt sich anschließend ableiten, welche technische Infrastruktur tatsächlich benötigt wird.

Für betreute Projekte nutzen wir hierfür eigene technische Abfragen und Planungsunterlagen.

Diese detaillierten Unterlagen veröffentlichen wir nicht als allgemeine Checklisten. Sie stehen unseren Kunden im Rahmen der jeweiligen Projektplanung zur Verfügung.