Warum ein technischer Ablaufplan wichtiger sein kann als eine Materialliste

Das Wichtigste in Kürze

• Eine Materialliste beschreibt vorhandene Technik, aber nicht deren zeitlichen Einsatz.

• Programmpunkte können unterschiedliche technische Anforderungen haben.

• Umbauten und Wechsel zwischen Veranstaltungsbereichen benötigen Zeit.

• DJ, Catering, Redner, Künstler und Veranstaltungstechnik müssen teilweise aufeinander abgestimmt werden.

• Ein technischer Ablaufplan macht kritische Übergänge bereits vor der Veranstaltung sichtbar.

• Je komplexer der Veranstaltungsablauf wird, desto wichtiger wird die technische Ablaufplanung.

In diesem Artikel

• Was eine Materialliste leisten kann – und was nicht

• Was ein technischer Ablaufplan ist

• warum Programmpunkte technische Anforderungen erzeugen

• Übergänge zwischen Veranstaltungsphasen

• Reden, Mikrofone und Präsentationen

• Umbauten während einer Veranstaltung

• mehrere Veranstaltungsbereiche

• Abstimmung mit DJ, Catering und weiteren Beteiligten

• technische Betreuung während der Veranstaltung

• typische Planungsfehler

• wann eine Materialliste vollkommen ausreicht

Eine Materialliste beantwortet nur einen Teil der Fragen

Eine Materialliste kann beispielsweise enthalten:

Ton

• 4 Lautsprecher

• 2 Subwoofer

• 2 Funkmikrofone

Licht

• 12 LED-Leuchten

• Tanzflächenlicht

Video

• Display

• Zuspielrechner

Damit ist bekannt, welches Material eingesetzt werden soll.

Noch nicht beantwortet sind jedoch Fragen wie:

• Wann werden die Mikrofone benötigt?

• Wer benutzt sie?

• Wo findet die Rede statt?

• Wann wird das Display benötigt?

• Muss Technik zwischen Bereichen umgebaut werden?

• Wer spielt Präsentationen oder Musik ein?

• Wann kann der DJ übernehmen?

• Was passiert während eines Umbaus?

Genau diese Informationen gehören zur Ablaufplanung.

Was ist ein technischer Ablaufplan?

Ein technischer Ablaufplan überträgt den Veranstaltungsablauf in technische Anforderungen.

Vereinfacht könnte er beispielsweise so aussehen:

16:00 Uhr – Empfang

Hintergrundmusik im Außenbereich.

18:00 Uhr – Begrüßung

Funkmikrofon im Dinnerbereich.

18:15 Uhr – Dinner

Hintergrundmusik.

20:00 Uhr – Präsentation

Mikrofon, Display und Zuspielung.

21:30 Uhr – Umbau

Vorbereitung Tanzfläche.

22:00 Uhr – Party

DJ, Ton- und Lichttechnik.

Dadurch wird sichtbar, dass Technik nicht statisch ist.

Sie erfüllt im Verlauf der Veranstaltung unterschiedliche Aufgaben.

Warum Programmpunkte technische Anforderungen erzeugen

Ein Programmpunkt besteht nicht nur aus seinem Inhalt.

Eine Rede benötigt möglicherweise:

• Mikrofon

• Lautsprecher

• Beleuchtung

• einen definierten Standort

Eine Präsentation benötigt zusätzlich:

• Display oder Projektion

• Zuspieltechnik

• Signalverbindung

• möglicherweise Ton

Eine Band kann wiederum benötigen:

• Bühne

• Beschallung

• Monitore

• Strom

• Aufbauzeit

• Soundcheck

Deshalb sollte bei größeren Veranstaltungen nicht nur gefragt werden:

„Was steht im Programm?“

Sondern:

„Welche technischen Voraussetzungen braucht jeder einzelne Programmpunkt?“

Beispiel: Die scheinbar einfache Geburtstagsrede

Geplant ist eine Rede um 20 Uhr.

Auf der Materialliste steht bereits ein Funkmikrofon.

Damit scheint alles geklärt.

Im Ablauf zeigt sich jedoch:

Um 20 Uhr sitzen die Gäste noch im Zelt.

Das Mikrofon gehört aber zur DJ-Anlage, die in einer angrenzenden Scheune aufgebaut ist.

Nun entsteht eine Schnittstelle.

Das Mikrofon ist zwar vorhanden – aber nicht dort, wo es zu diesem Zeitpunkt benötigt wird.

Eine Ablaufplanung macht genau solche Situationen frühzeitig sichtbar.

Übergänge sind oft wichtiger als einzelne Programmpunkte

Ein Programmpunkt für sich kann technisch völlig unproblematisch sein.

Schwieriger sind häufig die Übergänge.

Zum Beispiel:

Dinner endet → Tanzfläche soll entstehen

Dafür müssen möglicherweise:

• Tische verschoben werden

• Lichtstimmungen verändert werden

• Mikrofone entfernt werden

• DJ-Technik aktiviert werden

• Lautstärken angepasst werden

Wenn zwischen Dinner und Party nur wenige Minuten vorgesehen sind, muss dieser Wechsel technisch vorbereitet sein.

Deshalb sollte nicht nur der Programmpunkt geplant werden.

Auch der Wechsel zum nächsten Zustand gehört zur Veranstaltung.

Umbau braucht Zeit

Ein häufiger Fehler in Veranstaltungsabläufen ist die Annahme:

„Dann bauen wir das eben schnell um.“

Je nach Technik kann ein Umbau jedoch beinhalten:

• Geräte transportieren

• Kabel verändern

• Lautsprecher neu positionieren

• Mikrofone umziehen

• Displays verschieben

• Licht neu ausrichten

• Systeme testen

Währenddessen läuft die Veranstaltung weiter.

Deshalb ist ein Umbau nicht nur eine technische, sondern auch eine zeitliche Aufgabe.

Die beste Lösung kann sein, gar nicht umzubauen

Eine gute technische Planung versucht deshalb häufig, notwendige Umbauten zu reduzieren.

Statt eine Tonanlage mehrfach zu versetzen, kann beispielsweise ein zusätzlicher kleiner Bereich sinnvoller sein.

Statt ein Display während der Veranstaltung durch den Raum zu bewegen, kann möglicherweise dessen Position von Anfang an so gewählt werden, dass es für mehrere Programmpunkte funktioniert.

Das bedeutet:

Nicht möglichst wenig Technik ist immer die effizienteste Lösung.

Manchmal reduziert ein gezielt zusätzlich eingesetztes System Personalaufwand, Umbauzeiten und Störungen im Veranstaltungsablauf.

Beispiel: freie Trauung und spätere Feier

Eine freie Trauung findet um 15 Uhr im Garten statt.

Ab 17 Uhr beginnt der Empfang am Haus.

Später wird im Zelt gefeiert.

Eine Möglichkeit wäre:

Die Beschallungsanlage der Trauung nach Ende vollständig abzubauen und zum Zelt zu transportieren.

Das kann funktionieren.

Aber dann müssen berücksichtigt werden:

• Abbauzeit

• Transport

• neuer Aufbau

• Verkabelung

• erneuter Funktionstest

Während gleichzeitig Gäste bereits den nächsten Veranstaltungsbereich nutzen.

Je nach Veranstaltung kann ein separates kleineres System deshalb organisatorisch deutlich sinnvoller sein.

Mehrere Veranstaltungsbereiche erhöhen die Bedeutung des Ablaufs

Bei Veranstaltungen mit:

• Empfang

• Dinner

• Bühne

• Tanzfläche

• Außenbereich

ist nicht nur wichtig, welche Bereiche existieren.

Entscheidend ist auch:

Wer befindet sich wann wo?

Vielleicht wird der Empfang nach 18 Uhr überhaupt nicht mehr genutzt.

Dann muss dieser Bereich technisch möglicherweise nicht bis Veranstaltungsende vollständig betrieben werden.

Umgekehrt kann eine Terrasse erst spät am Abend besonders wichtig werden.

Die zeitliche Nutzung kann deshalb direkten Einfluss auf den technischen Aufbau haben.

→ Weiterführender Fachartikel: Empfang, Essen und Tanzfläche – Veranstaltungstechnik für mehrere Bereiche planen

Reden sollten im Ablauf konkret benannt werden

„Es wird vermutlich ein paar Reden geben“ ist technisch schwer planbar.

Hilfreicher ist beispielsweise:

19:30 Uhr – Begrüßung durch Gastgeber

20:15 Uhr – Rede 1

20:25 Uhr – Rede 2 mit Musik-Einspieler

Dadurch können Fragen frühzeitig geklärt werden:

• Wer benötigt ein Mikrofon?

• Werden mehrere Mikrofone gleichzeitig benötigt?

• Von welcher Position wird gesprochen?

• Gibt es Einspieler?

• Wer startet diese?

• Gibt es Präsentationen?

Gerade kleine Zusatzinformationen können den Technikbedarf verändern.

Präsentationen brauchen mehr als einen Bildschirm

Ein Display ist vorhanden.

Damit ist eine Präsentation technisch noch nicht vollständig geplant.

Zu klären sind beispielsweise:

• Wer bringt die Präsentation mit?

• In welchem Dateiformat?

• Von welchem Rechner wird abgespielt?

• Gibt es Videos?

• Wird Ton benötigt?

• Wer startet die Inhalte?

• Wer erhält die finale Datei?

• Gibt es kurzfristige Änderungen?

Das sind typische Punkte, die in einer Materialliste nicht auftauchen.

Im technischen Ablaufplan dagegen schon.

Wer startet eigentlich Musik, Videos oder Einspieler?

Auf privaten Veranstaltungen können Programmpunkte spontan wirken.

Technisch benötigt trotzdem jemand die Information:

Wann soll was passieren?

Beispielsweise:

• Einlaufmusik

• Präsentation

• Video

• Musik nach einer Rede

• besonderer Song

• Überraschung

Wenn niemand weiß, wer das Signal gibt oder wer den Einspieler startet, entsteht schnell eine unangenehme Pause.

Ein Ablaufplan schafft dafür klare Zuständigkeiten.

Ablaufplanung bedeutet nicht, jede Minute festzuschreiben

Eine private Feier soll keine durchgetaktete Fernsehproduktion werden.

Ein technischer Ablaufplan muss deshalb nicht bedeuten, dass jeder Programmpunkt sekundengenau festgelegt wird.

Häufig reichen:

• ungefähre Zeitfenster

• Reihenfolge

• technische Anforderungen

• beteiligte Personen

• wichtige Übergänge

Der Plan soll Struktur schaffen, nicht die Veranstaltung unnötig starr machen.

Veränderungen gehören trotzdem dazu

Veranstaltungen laufen selten exakt so, wie sie ursprünglich geplant wurden.

Eine Rede dauert länger.

Das Dinner verschiebt sich.

Ein Programmpunkt entfällt.

Die Party beginnt später.

Ein guter technischer Ablaufplan sollte deshalb nicht nur funktionieren, wenn alles minutengenau läuft.

Er sollte auch zeigen:

Welche technischen Abhängigkeiten bestehen überhaupt?

Dann lassen sich Änderungen wesentlich einfacher einschätzen.

So arbeiten wir bei betreuten Projekten

Bei Veranstaltungen mit mehreren Programmpunkten erfassen wir abhängig vom Projekt nicht nur das benötigte Material.

Wir betrachten auch den technischen Veranstaltungsablauf.

Dafür können wir beispielsweise mit eigenen Ablauf- und Programmpunktabfragen arbeiten.

Dabei werden je nach Veranstaltung unter anderem erfasst:

• Programmpunkte

• ungefähre Zeiten

• Veranstaltungsbereiche

• Mikrofone

• Musik

• Präsentationen

• Videos

• technische Umbauten

• beteiligte Personen

• Schnittstellen zu weiteren Dienstleistern

Diese detaillierten Planungsunterlagen stellen wir nicht als allgemeine öffentliche Checkliste zur Verfügung.

Sie sind Bestandteil unserer Projektarbeit und stehen unseren Kunden im Rahmen der gemeinsamen Veranstaltungsplanung zur Verfügung.

Welche Rolle spielt der DJ im Ablauf?

Ein DJ ist häufig nicht nur für die spätere Party relevant.

Möglicherweise werden über seine Technik auch benötigt:

• Hintergrundmusik

• Mikrofone

• Einspieler

• besondere Musiktitel

• Übergänge zwischen Programmpunkten

Deshalb sollte klar sein:

• Ab wann ist der DJ einsatzbereit?

• Welche Bereiche kann er versorgen?

• Welche Programmpunkte übernimmt er?

• Wer gibt ihm die entsprechenden Informationen?

→ Weiterführender Fachartikel: DJ bringt Technik mit – was muss trotzdem noch geplant werden?

Auch Catering beeinflusst den technischen Ablauf

Technik und Catering wirken zunächst wie getrennte Bereiche.

Zeitlich hängen sie aber häufig zusammen.

Beispielsweise:

Während des Hauptgangs soll keine technische Umbaumaßnahme zwischen den Tischen stattfinden.

Eine Rede kann erst beginnen, wenn der Service abgeschlossen ist.

Der Umbau zur Tanzfläche kann erst starten, nachdem bestimmte Tische entfernt wurden.

Damit wird Catering indirekt Bestandteil der technischen Ablaufplanung.

Aufbauzeiten gehören ebenfalls zum Ablauf

Der technische Ablauf beginnt nicht erst mit dem ersten Gast.

Auch die Produktionsphase davor sollte betrachtet werden.

Zum Beispiel:

09:00 Uhr – Zelt fertig

10:00 Uhr – Technikaufbau

12:00 Uhr – Cateringaufbau

14:00 Uhr – DJ-Aufbau

15:00 Uhr – Funktionstest

16:00 Uhr – Veranstaltungsbeginn

Wenn mehrere Gewerke dieselben Flächen benötigen, kann die Reihenfolge entscheidend sein.

Der Abbau ist der letzte Programmpunkt der Technik

Auch nach Veranstaltungsende existiert ein technischer Ablauf.

Zu klären können sein:

• Wann endet Musik?

• Wann dürfen Gäste den Bereich verlassen?

• Wann beginnt der Abbau?

• Welche Beleuchtung muss bis zuletzt bestehen bleiben?

• Welche Technik kann zuerst entfernt werden?

• Wann können Fahrzeuge wieder anfahren?

Gerade bei Outdoor-Veranstaltungen kann der Abbau unter anderen Bedingungen stattfinden als der Aufbau.

Deshalb sollte er nicht völlig von der Planung getrennt werden.

Wann braucht man technische Betreuung während der Veranstaltung?

Eine Veranstaltung benötigt nicht automatisch einen Techniker während der gesamten Dauer.

Bei einer einfachen Anlage kann eine einmalige Einrichtung vollkommen ausreichend sein.

Technische Betreuung wird interessanter, wenn:

• viele Programmpunkte vorhanden sind

• mehrere Mikrofone benötigt werden

• Präsentationen oder Videos zugespielt werden

• verschiedene Lichtstimmungen erforderlich sind

• Umbauten stattfinden

• mehrere Veranstaltungsbereiche technisch verbunden sind

• ein komplexer Ablauf entsteht

Dann besteht die Leistung nicht nur darin, Technik bereitzustellen.

Sie besteht auch darin, sie zum richtigen Zeitpunkt richtig einzusetzen.

Beispiel: Materialliste vs. technischer Ablauf

Materialliste

• 4 Lautsprecher

• 2 Funkmikrofone

• 1 Display

• 12 LED-Leuchten

• DJ-Technik

Technischer Ablauf

16:00 Uhr
Hintergrundmusik im Garten.

18:00 Uhr
Dinner im Zelt.

19:30 Uhr
Begrüßung mit Funkmikrofon.

20:00 Uhr
Video auf Display mit Ton.

20:15 Uhr
zweite Rede.

21:30 Uhr
Lichtwechsel und Vorbereitung Party.

22:00 Uhr
DJ übernimmt.

Beides gehört zur technischen Planung.

Aber erst die zweite Darstellung zeigt, was die vorhandene Technik tatsächlich leisten muss.

Häufige Fehler bei der Ablaufplanung

Nur Material auflisten

Dadurch bleiben zeitliche Abhängigkeiten unsichtbar.

Reden nur als „Mikrofon benötigt“ eintragen

Position, Zeitpunkt und weitere Medien sind ebenfalls relevant.

Umbauzeiten mit null Minuten planen

Technische Änderungen benötigen realistische Zeitfenster.

Veranstaltungsbereiche nur räumlich betrachten

Auch ihre zeitliche Nutzung ist wichtig.

Präsentationen erst am Veranstaltungstag übergeben

Dateien, Videos und Ton sollten möglichst vorher technisch bekannt sein.

Niemanden für Einspieler benennen

Auch ein perfekter Ablauf funktioniert nicht, wenn niemand weiß, wer das Startsignal gibt.

Zu starr planen

Ein technischer Ablauf sollte flexibel genug bleiben, um realistische Änderungen zu verkraften.

Den Abbau nicht berücksichtigen

Auch nach Veranstaltungsende muss Technik geordnet und sinnvoll zurückgebaut werden.

Wann reicht eine Materialliste aus?

Bei vielen kleineren Veranstaltungen.

Zum Beispiel wenn:

• nur Hintergrundmusik benötigt wird

• ein einzelnes Mikrofon vorhanden ist

• keine Präsentationen geplant sind

• nur ein Veranstaltungsbereich genutzt wird

• keine technischen Umbauten stattfinden

• Technik einmal aufgebaut und anschließend nicht verändert wird

Dann wäre ein umfangreicher Ablaufplan unnötig.

Wann wird technische Ablaufplanung wichtig?

Zum Beispiel bei:

• mehreren Programmpunkten

• Reden und Moderationen

• Präsentationen

• Videos

• Band oder Künstlern

• unterschiedlichen Veranstaltungsbereichen

• technischen Umbauten

• wechselnden Lichtstimmungen

• umfangreicher technischer Betreuung

Je mehr sich die technische Aufgabe während einer Veranstaltung verändert, desto wertvoller wird der Ablaufplan.

Selbst organisieren oder gemeinsam planen?

Einfache Veranstaltung

Eine Selbstorganisation kann gut funktionieren, wenn:

• der technische Ablauf sehr überschaubar ist

• Technik während der Veranstaltung nicht verändert werden muss

• Bedienung selbst übernommen werden kann

• nur einzelne Mietartikel benötigt werden

→ Veranstaltungstechnik im Mietkatalog anfragen

Umfangreicher Veranstaltungsablauf

Eine gemeinsame technische Planung wird interessanter, wenn:

• viele Programmpunkte vorhanden sind

• unterschiedliche Technik zu verschiedenen Zeiten eingesetzt wird

• mehrere Veranstaltungsbereiche existieren

• verschiedene Dienstleister eingebunden werden

• Umbauten geplant sind

• technische Betreuung benötigt wird

Dann sollte nicht nur das Material, sondern auch dessen Einsatz während der Veranstaltung geplant werden.

→ Veranstaltung gemeinsam mit uns planen

Unser Ansatz: Technik dem Ablauf folgen lassen

Bei betreuten Veranstaltungen beginnt unsere Planung nicht ausschließlich mit:

„Was müssen wir mitbringen?“

Mindestens ebenso wichtig ist:

„Was muss während der Veranstaltung technisch passieren?“

Daraus entsteht der Zusammenhang zwischen:

Ablauf → technische Aufgabe → benötigte Technik → Personal

Erst wenn diese Punkte zusammenpassen, wird aus einer Materialliste eine funktionierende technische Planung.

Für umfangreichere Projekte nutzen wir dafür eigene Ablauf-, Programm- und Schnittstellenabfragen.

Diese detaillierten Unterlagen gehören zu unserer Projektarbeit und stehen unseren Kunden im Rahmen der gemeinsamen Veranstaltungsplanung zur Verfügung.