Empfang, Essen und Tanzfläche: Veranstaltungstechnik für mehrere Bereiche planen

1. Die Stromversorgung wird häufig zu spät betrachtet

Die Aussage

„Steckdosen sind genug vorhanden“

reicht für eine größere Veranstaltung nicht aus.

Entscheidend ist, welche Verbraucher gleichzeitig betrieben werden und über welche Stromkreise diese versorgt werden.

Neben der Veranstaltungstechnik können beispielsweise Catering, Kühlung, Kaffeemaschinen, DJ-Technik und Außenbeleuchtung gleichzeitig Strom benötigen.

Deshalb sollte die Stromversorgung möglichst geklärt werden, bevor sämtliche beteiligten Dienstleister ihren Bedarf unabhängig voneinander planen.

→ Weiterführender Fachartikel: Reicht der Hausstrom für eine Feier mit 100 Gästen?

2. Catering braucht häufig mehr Infrastruktur als erwartet

Catering bedeutet nicht automatisch nur Speisen und Personal.

Je nach Konzept können benötigt werden:

• Kühlung

• Kaffeemaschinen

• Warmhaltegeräte

• Arbeitsbeleuchtung

• Spültechnik

• zusätzliche elektrische Geräte

• Wasser

• geeignete Arbeits- und Aufstellflächen

Damit greift das Catering direkt auf dieselbe Infrastruktur zu, die möglicherweise auch für die Veranstaltungstechnik benötigt wird.

Die Anforderungen sollten deshalb frühzeitig zusammengeführt werden.

3. Empfang und Nebenbereiche werden oft vergessen

Die Tanzfläche ist häufig der erste Bereich, für den Ton und Licht geplant werden.

Eine Veranstaltung beginnt aber möglicherweise schon Stunden vorher.

Beispiele:

• Empfang im Garten

• freie Trauung

• Hintergrundmusik während des Essens

• Terrasse

• Lounge-Bereich

• Außenbereich für Raucher

• späterer Wechsel in einen anderen Raum

Nicht jeder dieser Bereiche benötigt eine eigene große technische Ausstattung.

Sie sollten aber zumindest in der Planung vorkommen.

Beispiel aus der Praxis

100 Gäste – Empfang draußen, Dinner im Zelt, Party in einer Scheune

Die Technik für die Tanzfläche allein löst weder die Hintergrundmusik beim Empfang noch die Sprachverständlichkeit während einer Rede im Zelt.

Deshalb sollte zuerst der Ablauf betrachtet werden und erst danach die benötigte Technik.

4. Reden funktionieren ab einer gewissen Größe nicht mehr ohne Unterstützung

Bei einer kleinen Tischgesellschaft kann eine Rede ohne Mikrofon problemlos funktionieren.

Bei einer größeren Feier verändert sich das schnell.

Störgeräusche, große Räume, Zelte oder Außenflächen erschweren die Sprachverständlichkeit.

Dabei wird das Mikrofon häufig erst kurz vor der ersten Rede zum Thema.

Sinnvoller ist es, bereits vorher zu klären:

• Sind Reden geplant?

• Wo finden diese statt?

• Sprechen mehrere Personen?

• Soll Musik oder eine Präsentation eingebunden werden?

• Muss das Gesprochene in mehreren Bereichen hörbar sein?

So lässt sich die benötigte Technik frühzeitig berücksichtigen.

5. Beleuchtung von Wegen und Funktionsflächen wird häufig unterschätzt

Bei Tageslicht erscheint ein Grundstück schnell ausreichend beleuchtet.

Nach Sonnenuntergang sieht dieselbe Fläche völlig anders aus.

Neben dekorativer Beleuchtung können deshalb auch funktionale Bereiche relevant werden:

• Zugänge

• Wege zum Parkplatz

• Übergänge zwischen Haus und Garten

• Treppen

• Cateringbereiche

• Sanitärwege

• Zelteingänge

• Transportwege

Eine gut beleuchtete Tanzfläche löst diese Bereiche nicht automatisch.

Beleuchtung sollte deshalb nicht ausschließlich als Dekoration betrachtet werden.

6. Die Anlieferung endet nicht an der Straße

Bei der Planung wird häufig betrachtet, wann Technik geliefert wird.

Weniger Beachtung findet die Frage, wie das Material vom Fahrzeug tatsächlich zum Aufbauort gelangt.

Problematisch können beispielsweise sein:

• schmale Einfahrten

• Tore

• Treppen

• Kieswege

• weiche Wiesen

• große Entfernungen zwischen Parkplatz und Veranstaltungsfläche

• eingeschränkte Zufahrtszeiten

Auch mehrere gleichzeitig anliefernde Dienstleister können zum Problem werden.

Zeltbauer, Catering, Floristik, Mobiliar und Veranstaltungstechnik benötigen möglicherweise dieselben Zufahrten und Flächen.

7. Aufbau braucht Zeit und Platz

Eine Veranstaltung mit Beginn um 17 Uhr bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche Dienstleister um 15 Uhr problemlos mit dem Aufbau beginnen können.

Einige Arbeiten bauen aufeinander auf.

Beispielsweise kann Beleuchtung erst sinnvoll montiert werden, wenn ein Zelt steht. Mobiliar benötigt freie Flächen. Catering muss möglicherweise eingerichtet werden, nachdem größere Technik eingebracht wurde.

Deshalb sollten nicht nur der Veranstaltungsbeginn, sondern auch die Aufbauzeiten und Reihenfolge der Gewerke abgestimmt werden.

So arbeiten wir bei betreuten Projekten

Bei umfangreicheren Veranstaltungen beziehen wir abhängig vom Projekt auch Anlieferung, Aufbauzeiten und Schnittstellen zu weiteren Gewerken in die Planung ein.

Dafür können unter anderem eigene Aufbau- und Logistikabfragen genutzt werden.

Diese Unterlagen stellen wir unseren Kunden im Rahmen der jeweiligen Projektplanung zur Verfügung.

8. Bei Outdoor-Veranstaltungen reicht ein Blick auf die Wetter-App nicht

Bei einer Veranstaltung im Freien sollte nicht nur gefragt werden:

„Wie wird das Wetter?“

Wichtiger ist:

„Was verändern wir, wenn das Wetter anders wird?“

Zu betrachten sind beispielsweise:

• Regen

• Wind

• starke Hitze

• aufgeweichter Untergrund

• nicht mehr befahrbare Flächen

• notwendige Verlagerung von Programmpunkten

• Wetterschutz für Technik und Arbeitsbereiche

Ein sinnvoller Schlechtwetterplan besteht deshalb nicht nur aus einem zusätzlichen Pavillon.

Er berücksichtigt, wie sich eine Wetteränderung auf die gesamte Veranstaltung auswirkt.

→ Weiterführender Fachartikel: Outdoor feiern – was passiert bei Regen, Wind oder großer Hitze?

9. „Der DJ bringt Technik mit“ beantwortet nicht alle Fragen

Viele DJs bringen ihre eigene Beschallungs- und Lichttechnik für die Tanzfläche mit.

Das kann vollkommen ausreichend sein.

Trotzdem bleiben möglicherweise andere Bereiche offen:

• Empfang

• freie Trauung

• Reden

• Hintergrundmusik während des Essens

• zusätzliche Veranstaltungsbereiche

• Präsentationen

• Stromversorgung

Deshalb sollte vorab geklärt werden, welchen Bereich der DJ technisch tatsächlich übernimmt.

→ Weiterführender Fachartikel: DJ bringt Technik mit – was muss trotzdem noch geplant werden?

10. Niemand fühlt sich für die Schnittstellen zuständig

Bei größeren Feiern arbeiten häufig mehrere Dienstleister gleichzeitig.

Jeder einzelne kann seinen Bereich gut vorbereitet haben und trotzdem kann ein Problem entstehen.

Typisches Beispiel:

Das Catering erwartet einen bestimmten Stromanschluss.

Die Location geht davon aus, dass das Catering diesen selbst mitbringt.

Der Veranstaltungstechniker erfährt beim Aufbau erstmals von dem zusätzlichen Verbraucher.

Das eigentliche Problem liegt dann nicht bei einem einzelnen Dienstleister, sondern an der fehlenden Schnittstellenklärung.

Deshalb sollte frühzeitig feststehen:

• Wer benötigt was?

• Wer stellt was bereit?

• Wer darf vorhandene Infrastruktur nutzen?

• Wer koordiniert Änderungen?

So arbeiten wir bei betreuten Projekten

Bei umfangreicheren Projekten erfassen wir je nach Veranstaltung auch technische Schnittstellen zu weiteren Beteiligten.

Dafür können beispielsweise Gewerke- und Ansprechpartnerabfragen eingesetzt werden.

Diese helfen dabei, Zuständigkeiten frühzeitig sichtbar zu machen.

Die vollständigen Planungsunterlagen sind Bestandteil unserer Projektarbeit und werden nicht als allgemeine Checkliste veröffentlicht.

11. Auch der Abbau gehört zur Veranstaltungsplanung

Viele private Veranstaltungen werden bis zum Beginn detailliert geplant.

Der Abbau wird dagegen häufig nur mit dem Gedanken

„Das machen wir danach“

berücksichtigt.

Dabei können wichtige Fragen entstehen:

• Wann endet die Veranstaltung?

• Kann unmittelbar danach abgebaut werden?

• Gibt es Ruhezeiten oder Einschränkungen?

• Ist die Fläche nachts ausreichend beleuchtet?

• Können Fahrzeuge wieder bis zum Aufbauort fahren?

• Sind Helfer oder Dienstleister noch verfügbar?

• Wann müssen Mietgegenstände zurückgegeben werden?

Gerade bei größeren Materialmengen sollte der Abbau nicht erst nach Veranstaltungsende organisiert werden.

12. Eine Veranstaltung verändert sich fast immer noch

Auch eine gut geplante Feier bleibt dynamisch.

Beispiele:

Eine zusätzliche Rede kommt hinzu.

Der Empfang wird wegen des Wetters verlegt.

Die Band benötigt doch mehr Aufbauzeit.

Das Catering bringt ein weiteres Gerät mit.

Der Veranstaltungsablauf verschiebt sich.

Deshalb sollte eine Planung nicht nur für den perfekten Ablauf funktionieren.

Sie sollte auch genügend Spielraum für realistische Änderungen lassen.

Das bedeutet nicht, für jede Eventualität doppelte Technik vorzuhalten.

Es bedeutet vielmehr, wichtige Abhängigkeiten früh zu kennen.